Software de finanzas: ¿En qué consiste? ❘ 5 funcionalidades

Software de finanzas: definición y las principales funcionalidades

La definición de software de finanzas es la del programa de gestión que permite que hagas las operaciones de facturación, ventas y contabilidad de tu empresa. Hay que señalar que existen numerosas opciones específicas para las PYMES.

Cuando hablamos de un software de finanzas para hacer facturas, estamos acostumbrados a la idea de la factura automática. Y, en realidad, has de saber que este tipo de soluciones van mucho más allá. Al final, se trata de herramientas integrales que te permiten hacer múltiples operaciones. Además, hoy existen alternativas específicas para empresas de distintos ramos, lo que facilita el trabajo.

Lo cierto es que, los softwares de este tipo se aplican para múltiples funcionalidades. Las más importantes que cubren son las siguientes:

1. Configuración de las facturas

Lo primero que has de saber es que este tipo de software te permite gestionar y configurar las facturas automáticamente, incluyendo todos los campos necesarios. Esto permite que puedas disponer del documento, enviarlo al cliente y almacenarlo minimizando el riesgo de pérdidas.

El software permite calcular los conceptos y, automáticamente, incluir los descuentos, retenciones e impuestos que correspondan. Por otra parte, se incluirán, también, los datos de tu empresa y los del cliente. Esta funcionalidad es la más conocida porque, evidentemente, simplifica el proceso. Por lo general, los datos ya se han introducido en un campo previo, y basta con cubrirlos donde corresponde.

Eso sí, hay que señalar que las facturas pueden ser de varios formatos. En primer lugar, existe la factura convencional. Por otra parte, la factura simplificada, o ticket (válida en algunos casos). Finalmente, el pago de recibos. Lo que conviene, en este caso, es que conozcas bien cuál es tu sector de actividad para sacarle partido al software. Hay empresas que pueden utilizar indistintamente los tres formatos, mientras que otras solo utilizan uno o dos.

Hoy en día, hay que señalar que esta es la funcionalidad más básica de te tipo de software. No obstante, tienes que asegurarte de que cumple con lo que buscas de forma correcta.

2. Control de gastos e ingresos

El control de gastos e ingresos es otra de las funcionalidades que tiene este software. Y añadimos que es sumamente eficaz porque tienes datos rápidos de la situación patrimonial de tu compañía.

La idea es que puedas realizar un cálculo, ya sea mensual, trimestral, semestral o anual. Estos datos, tanto de ingresos como de gastos, se pueden interpretar en bruto o en limpio. En definitiva, la clave es que te resulte mucho más fácil realizar un control de las finanzas y contabilidad, porque aquí también se hacen constar las facturas que, efectivamente, se han cobrado. Además, también se incluirán alarmas en el caso de que esté algo pendiente de cobrar.

Los balances que se pueden hacer son extraoficiales u oficiales. Sea como fuere, puedes realizar asientos de manera directa y automática, tanto para el balance contable como para la cuenta de pérdidas y ganancias. En ambos casos, se cumplirá con lo que obliga el Plan General de Contabilidad de 2007.

3. Gestión de pagos con el banco

La gestión de pagos y cobros con el banco se puede ejecutar, también, a través de un software de finanzas. El motivo es que suele haber una integración completa que te permite tomar decisiones.

Ahorrar tiempo y efectuar las operaciones con más facilidad es uno de los aspectos que tienes que conocer. Por ejemplo, en el caso de que tengas varias cuentas bancarias, esta es una de las buenas maneras de centralizar toda la operativa. Además, también tendrás acceso al saldo bancario de todas las cuentas disponibles, lo que te permite hacer otros movimientos. En consecuencia, si lo que deseas es realizar una gestión integral de tus movimientos bancarios, esto facilita el trabajo.

Es interesante, pues, que sepas que esta funcionalidad la incorporan ya varios softwares financieros. Y es especialmente útil en las PYMES, puesto que se simplifica mucho el trabajo.

4. Informe de resultados con un software de finanzas

El informe de resultados es muy interesante si lo que quieres es tener una idea aproximada de cómo va tu negocio. Ahora bien, hay que indicar que este informe puede incluir información diversa.

Por lo general, el documento más conocido es el de pérdidas y beneficios en un determinado periodo. Pero, también, puedes hacer esta cuenta para saber cuál ha sido la facturación de un determinado día o las ventas con un cliente determinado. Dependiendo del tipo de empresa, estos informes serán distintos, tocarán fechas o clientes distintos. En época de Big Data e Inteligencia Artificial (IA), disponer de toda esta información te permite planificar con criterio.

Por lo tanto, el informe de resultados es otro de los complementos que puedes encontrar en algunas soluciones de software de finanzas. La clave es que dispongas de los suficientes datos para, en el futuro, tomar otras decisiones.

5. Preparación de presupuestos

La preparación de presupuestos es otra de las funcionalidades que son de agradecer cuando se utiliza este tipo software en contabilidad. En estos casos, la ejecución se puede hacer de dos maneras diferentes.

La primera posibilidad que tienes es la de simular un documento de proforma, aclarando que no es oficial. No obstante, otra opción que incluyen estas soluciones, y que recomendamos, es la de crear un presupuesto específico; esto es bueno para las empresas de servicios, de manera que valdrá la pena que plantees este tipo de solución. Muchas veces, y sobre todo para operaciones de una cierta cuantía, es necesario proponer un presupuesto al potencial cliente para que este sopese la oferta.

Al final, de lo que se trata es de que puedas adaptar tu solución a las circunstancias de tu empresa. Es bueno, pues, que lo tengas en cuenta porque, en determinadas compañías, esta funcionalidad es muy importante.

Conclusión

Los softwares financieros son una solución muy interesante, y máxime si este cuenta con las funcionalidades adecuadas. En SEIDOR encontrarás varias opciones adaptadas a distintos tipos de empresas, tanto de distribución como de fabricación o comercialización. ¡Contáctanos para saber más!