5 claves para implantar con éxito un software ERP en tu empresa

Implantar software ERP corporativo con éxito, 5 claves irrenunciables

El ERP (Enterprise Resource Planning) es la solución de software clave para tu trabajo cotidiano. Sin embargo, la implementación es un proceso complejo que raramente puedes realizar solo.

SAP es el software más utilizado, con diferencia, por todo tipo de empresas, grandes y pequeñas. Su versatilidad y capacidad de trabajo en la nube hacen que el 91 % de los usuarios cloud usen alguna de sus soluciones. Además, es líder en partners, con más de 200.000 en todo el mundo.

Los motivos por los que necesitas ayuda son varios. En primer lugar, la propia complejidad del sistema, que requiere de una instalación y aprendizaje de uso. Por otra parte, y en algunos casos, hay que migrar la información desde la antigua plataforma. Por lo tanto, es bueno contar con un apoyo práctico como el que proporciona SEIDOR Business One.

El proceso de implementación de un ERP tiene un periodo de tiempo variable. En cualquier caso, un periodo de 6 meses será razonable cuando se trata de una PYME de servicios.

1. Elige el ERP que se adapte a tu empresa

La elección del ERP adecuado es un aspecto central y, para ello, has de tener presentes los siguientes aspectos:

• Tamaño de la empresa: el ERP será más complejo cuanto mayor sea el tamaño de la empresa. Para una PYME, una solución de módulos como SAP Business es la más adecuada porque ofrece margen de evolución. Ten claro cuántos módulos necesitas para evitar una infrautilización.
• Sector de actividad de la empresa: el sector de actividad genera unas necesidades distintas. Por ejemplo, no es lo mismo dedicarse a la producción de bienes que hacerlo a la distribución o a los servicios. No es lo mismo un software para producir que una gestión de inventarios, por ejemplo.
• Cualificación del personal: la cualificación del personal es un factor tangencial, pero también a tener en cuenta. Si el encargado de la implementación tiene una titulación específica, mejor que mejor. Piensa que los periodos de implementación se pueden prolongar o reducir en función de esta cuestión.

Estos elementos te ayudarán a tomar una decisión acertada para que no te arrepientas a medio plazo. A veces, puede haber un producto muy bueno pero que tu empresa no pueda utilizar. Y está bien la escalabilidad, pero cuando realmente la vayas a necesitar.

2. Establece un calendario de implementación

El calendario de implementación es un elemento fundamental para que tengamos una referencia. No en vano, no se puede trabajar a ciegas, sino que hay que establecer unas fechas realistas.

Lo ideal es que esta cuestión se consulte con el partner, que te indicará cuáles son las posibilidades en función de tu empresa. Piensa que, cuantos más trabajadores y módulos a implantar, más tiempo necesitarás. En consecuencia, establecer esa referencia facilitará mucho más el trabajo y obligará a todas las partes implicadas en el proceso.

Eso sí, una vez que se establezca el calendario con fechas concretas, hay que hacer por cumplirlo. Y esta es una función que tendrás que dirigir desde arriba y conjuntamente con tu responsable informático.

3. Sé serio con la configuración y despliegue

El proceso de configuración y despliegue es, probablemente, el más delicado. En primer lugar, porque determinará el resto del proceso. Por otra parte, porque si el despliegue es defectuoso tendrás problemas en el futuro.

La idea es que tengas establecida una pauta de ejecución. Dentro del calendario que se ha decidido previamente, hay que dividir varias fases. Esto facilitará una comprobación, con todas las ventajas que ello conlleva para realizar modificaciones. Eso sí, la pauta ha de estar previamente verificada para que no haya pérdidas de tiempo innecesarias.

El despliegue es una cuestión que afecta a todos los miembros de la empresa. Tienes que comprobar que funciona y que tus empleados saben utilizarlo. Por lo tanto, has de asegurarte de que cada parte tiene clara su función.

4. Asegúrate de la estabilización

La estabilización supone la implantación total del sistema y su normal funcionamiento. Tienes que comprobar que todos los módulos funcionan correctamente y que las funcionalidades que has activado van correctamente.

Hay otra razón por la que la estabilización es crucial; evitar la bajada de rendimiento. Las dificultades en adaptarse o los cuellos de botella pueden ralentizar los procesos. Es evidente que conviene huir de esa situación y tomar una velocidad de crucero. Por lo tanto, te convendrá estar encima para estar seguro de que, efectivamente, ha funcionado bien el proceso.

Esta es una función que se tiene que realizar desde la gerencia de la empresa, en colaboración con la persona encargada de implementar el software.

5. Realiza una corrección de errores

Los errores en la implementación del software se pueden dar antes, durante y después. Esto implica realizar una corrección de errores en cualquier momento, sea interna o externa.

Los fallos internos tendrán que repasarse tomando como referencia la pauta y plazos establecidos. Esto puede ayudar a saber dónde se ha fallado, solucionar el problema y evitar que se vuelva a dar. Es bueno que se solucione el problema in situ, de manera que se gane tiempo y ahorres dinero. No en vano, la diferencia es significativa.

En caso de que haya algún problema, el proveedor del software tiene que proporcionarte soluciones. Esta es la razón por la que trabajar con un proveedor oficial de SAP es importante. Si tienes problemas, se solucionarán y podrás seguir con la implementación.

Conclusión

El software ERP está concebido para solucionar problemas y, aunque a la larga es muy rentable, requiere de un tiempo de implementación. Es por eso que conocer las distintas fases y ser cuidadoso en ellas es crucial para lograr el éxito en el proceso.

Implantar software ERP es muy ventajoso para cualquier PYME, pero es fundamental utilizar una solución adecuada, de calidad y contar con un apoyo logístico. Esto es lo que ofrece Seo Business One. Contáctanos si necesitas más información acerca de las distintas opciones.