¿Qué es el control de inventario y qué sistemas de inventarios existen?

El control de inventario, definición y los distintos sistemas que existen

La definición de control de inventario es la de aquel sistema que permite realizar una gestión de las existencias de un almacén, tanto en la entrada como en la permanencia o la salida. El objetivo final es la optimización de los costes y conseguir que el uso de las existencias sea el mejor.

La gestión lleva a la optimización, de manera que se hace imprescindible contar con unas prácticas para lograr tus metas. Es aquí donde entra en juego el concepto de sistema de inventarios, que es el que proporciona el orden. Existen varios sistemas de inventarios en función de las características de cada empresa.

Hay que pensar que, según la complejidad de cada situación, el mejor método será uno u otro. Lo que sí que conviene tener en cuenta es que hoy se puede hacer un control de inventario complejo en menos tiempo. No en vano, los ERP permiten procesar automáticamente una cantidad ingente de datos y, lo que es más, trabajar desde un emplazamiento periférico para realizar las modificaciones de información.

Hoy en día, podemos destacar tres sistemas de inventarios: global, analítico y perpetuo. Toma nota, que esto te interesará para decidir el sistema que más te interesa:

Sistema de inventarios global

El sistema de inventarios global destaca por su funcionalidad y simplicidad. En este caso, lo que se hace es incluir en una misma cuenta, denominada "mercancías", todas las operaciones del inventario. Si no se tienen conocimientos especializados, es una forma de empezar y de mantener un mínimo registro.

Los pasos que se tienen que registrar son varios, pero siempre en la misma cuenta. En primer lugar, la situación de partida de las mercancías. Posteriormente, las compras. En tercer lugar, las ventas de las mercancías. Por otra parte, hay que registrar las devoluciones y los gastos de compra. Toda esta información se podrá centralizar de forma que no perderás el tiempo ni te dispersarás. Este tipo de sistema es propio de las antiguas tiendas, por su simplicidad a la hora de hacer cálculos y, evidentemente, es analógico.

La virtud del sistema de inventarios global es, a su vez, su principal inconveniente. Como no hay desglose, no podrás conocer la cantidad de mercancías que has movido, ni los costes o el valor final de lo vendido. Este sistema obliga a que también hagas un inventario físico. Por lo tanto, aunque es un sistema básico, paradójicamente acaba suponiendo una duplicidad de esfuerzos.

Sistema analítico o por memorizado

El sistema analítico es aquel que se centra en conocer cuánto valen todos los elementos que se incluyen en las operaciones. Esto implica que se abra una cuenta específica para cada elemento, de manera que la contabilización se realizará así. Esto aporta ventajas como conocer el valor de cada cuenta y las pérdidas y ganancias.

¿Y cuáles son los elementos que hay que tener en cuenta? En primer lugar, la cuenta de inventarios. Después hay que añadir una cuenta de compras. En tercer lugar, procederá incluir un apartado de gastos para compras. Posteriormente, se incluirá una cuenta de devoluciones sobre ventas. En quinto lugar, hay que añadir una cuenta de rebajas sobre ventas. La sexta cuenta que tiene que constar es la de ventas. En séptimo lugar, se hará constar un apartado de devoluciones sobre compras. Y, finalmente, habrá una cuenta de rebajas sobre compras.

Este sistema tiene la gran desventaja de que desconoces la cantidad de mercancías ni si ha habido pérdida de estas. Y esto te obligará, para conocerlo, a hacer un inventario físico.

Sistema de inventario perpetuo

El sistema de inventario perpetuo es el de implementación más compleja, pero, a su vez, el más efectivo. La mecánica es la de realizar un control de información de entrada y salida de mercancías en cada momento.

Esta mecánica permite que conozcas cuánto has vendido, las ganancias o pérdidas y el valor final del inventario. Por lo general, para conseguir esta información lo que se hace es incluir todos los movimientos, de manera que la consulta que puedes hacer es exacta y te servirá para tomar decisiones con mayor certeza. Esta es la razón por la que, en los últimos años, es una tipología que ha ganado peso gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías y del Big Data.

Este sistema tiene la ventaja evidente de la exactitud y, si dispones de medios técnicos, es el mejor. El principal inconveniente es que, por lo general, necesitarás de un ERP especializado que te permita registrar todos los pasos.

¿Cómo ayuda un ERP a tus tareas de control de inventario?

Los ERP son el software que te permite realizar un control de existencias de principio a fin. Hoy es posible disponer de la información de entrada de la mercancía, de las compras, ventas, devoluciones y controlar cualquier extravío.

¿Esto cómo se consigue? En primer lugar, contratando la solución adecuada que incluya todos los módulos necesarios. En segundo lugar, realizando los cambios en tiempo real, y esto se puede conseguir con nuestro ERP en la nube. Finalmente, permitiendo el acceso a cualquier persona autorizada desde cualquier dispositivo. Esto evitará que se tengan que realizar las operaciones varias veces y, con ello, la consabida pérdida de tiempo. No es necesario estar en un punto fijo controlar las entradas y salidas de mercancías y eso facilita el trabajo.

Por todas estas razones, hoy es aconsejable contar con un ERP para controlar el inventario. Y, lo que es más, esto permitirá seguir un sistema de inventario perpetuo, incluso en PYMES.

Conclusión

El control de inventario es un elemento imprescindible para una gestión inteligente de tus mercancías y para sacarles el máximo partido. ¿Buscas un software especializado para garantizar los mejores resultados? En SEIDOR Business One te proporcionamos soluciones de ERP que te permitirán realizar una correcta gestión de stocks. Es posible conseguir un software para todo tipo de compañías, tanto de producción como de distribución o servicios. ¡Contáctanos si quieres saber más!