¿Para qué sirven los informes en un sistema ERP?

La utilidad de utilizar los informes en un sistema ERP

Los informes en un sistema ERP tienen varias utilidades prácticas que has de conocer. Por lo general, puedes visualizar los informes en gráfico circular, barras o en un listado. En consecuencia, esta es una información sumamente útil en lo visual y facilita la comprensión.

Hay que señalar que, en tiempos de Big Data, estos informes se convierten en básicos. Y, lo que es más importante, se busca, además, reducir el tiempo de espera, porque la generación en un ERP es automática. En definitiva, los informes son documentos imprescindibles para que no pierdas competitividad. Además, según el caso, accederás a modalidades sectoriales que ampliarán los datos disponibles.

Los ERP suelen generar automáticamente estos informes bajo petición, de manera que no es difícil acceder a estos datos. Además, hay que señalar que existen varios tipos de informes según lo que necesitas. Son los siguientes:

Informe de compras

El informe de compras es interesante para que tengas en cuenta qué compras, en qué cantidad y en un determinado periodo de tiempo. Has de tener presente que todos estos datos son fundamentales para que tus gastos se adecúen a lo que necesitas. Por otra parte, conviene recordar que estos cálculos se pueden hacer, también, en meses o un periodo superior.

Informe de ventas

Los informes de ventas proporcionan datos sobre el total que se ha vendido durante un determinado periodo de tiempo. Esta información es básica para cualquier negocio, de manera que no ha de extrañar que la práctica totalidad de los usuarios utilicen este documento como referencia básica.

Informe de productos más vendidos

El informe de productos más vendidos es otro de los documentos de referencia. En primer lugar, porque proporciona un desglose que resulta muy útil. Por otra parte, porque permite saber cuáles son los productos que se venden más; recuerda que la Ley de Pareto establece que el 20 % de los productos genera el 80 % de las ventas.

Otro aspecto importante de la venta es la evolución de un mes a otro. Y este aspecto tiene que ver, por ejemplo, con las ventas de un mes a otro. No se trata solo de saber qué productos o artículos se venden más, sino, también, con la evolución que tienen estos de un mes a otro. Por ejemplo, la venta de insumos para jardines domésticos se vende mucho más en primavera-verano que en otoño-invierno.

Esta circunstancia se aplica en los productos, pero también lo puedes aplicar en las empresas de servicios cuando nos referimos a los clientes. En consecuencia, también se convierte en una información básica.

Informe de ventas por territorios

Las ventas se pueden territorializar, ya sea por municipios, provincias, Comunidades Autónomas o países. Estos datos son fundamentales, por ejemplo, cuando la actividad de tu compañía no está enfocada en un mismo lugar. Y no hace falta señalar que, para ser más eficiente, esta información ayuda porque te podrás centrar mejor en las zonas en las que ganas dinero.

Estos datos tienen, también, relación con la época del año. Por ejemplo, una empresa multinacional que se dedique a los helados venderá más en el cono sur en diciembre de lo que venderá en el hemisferio norte. En consecuencia, este es otro dato crucial.

Informe de gastos e ingresos

El informe de gastos e ingresos es una información general que te permite saber cuál es el estado de tu compañía en un determinado periodo de tiempo. Y, aunque luego es necesario entrar en más detalle, no está de más tener esta fotografía básica. Como en otros casos, esto es útil en distintos periodos temporales.

Por lo general, lo que se pretende es ir de lo macro a lo micro. Vale la pena que tengas una imagen pormenorizada del estado de cuentas, pero una primera visión simplifica las cuestiones. En consecuencia, no está de más que lo tengas presente.

La idea, en definitiva, es que sepas cuál es el estado de beneficios brutos de tu empresa. Por lo tanto, vale la pena disponer de estos datos para tomar decisiones a corto, medio y largo plazo.

Informe de fabricación

Los informes de fabricación son un documento específico para las empresas dedicadas a la actividad industrial. En este caso, se da importancia a las unidades fabricadas de producto, enfocándose en la variable de la productividad. Por lo general, esta comparativa también se hace teniendo en cuenta distintos horizontes temporales.

Otro aspecto relevante es que la información sirve, también, en otros sectores. Por ejemplo, si lo que quieres es saber cuántas unidades defectuosas generas. Hay que recordar que la productividad también tiene que ver con esta cuestión.

Finalmente, has de conocer que estos informes sirven, también, para saber cómo están las órdenes de fabricación. Esto sirve, en definitiva, para conocer cuál es la rapidez en los procesos.

Informes de existencias

Los informes de existencias son fundamentales para las empresas que se dediquen a la distribución o comercialización al cliente final. El estado de tu stock sirve, no solo para el corto plazo, sino también para hacer una comparativa de cuál es el estado habitual. En definitiva, esta es una buena manera de optimizar la gestión de tus almacenes.

¿Los informes en ERP se pueden encontrar en todos los sectores de actividad?

Lo cierto es que los informes en los ERP se encuentran en todo tipo de empresas. No en vano, SAP Business One proporciona esta posibilidad y facilita el trabajo.

¿Qué es lo que sucede? Que en algunos sectores encontrarás informes predeterminados que no existen otros. Este es el caso, por ejemplo, de las empresas industriales, que incluirán informes de fabricación. En cambio, en una empresa de distribución y retail esos datos no son necesarios porque no existen; aquí ganarán importancia los datos de stock.

Por lo tanto, cuando elijas el ERP que más te interese, tienes que preguntar estas cuestiones. Esta es la manera de ahorrarte problemas en el futuro.

Conclusión

Los informes en un sistema ERP son útiles por varios motivos. Y, por lo tanto, no ha de extrañar que para tu día a día sean necesarios estos datos. Las distintas soluciones de SEIDOR permiten generar automáticamente estos informes y que las personas autorizadas los gestionen. ¡Contáctanos si quieres saber más acerca de las opciones disponibles!