5 motivos para organizar una empresa con un ERP

Características de un ERP sólido

Para que este software ERP sea operativo y nos permita organizar de manera adecuada una empresa, debe contar con al menos estas características:

· Permitir la automatización a la hora de capturar datos.

· Ser modular, es decir, debe permitir añadir, activar o desactivar sus diferentes funcionalidades.

· El manejo debe ser relativamente sencillo de configurar, siendo claro e intuitivo.

· Capaz de interactuar entre los diferentes módulos y colaborando entre ellos.

· Funcionar como centro del almacenamiento de los datos de la compañía.

¿Y si no tengo un ERP?

Los problemas de PYMES que no disponen de un ERP principalmente van a afectar a la productividad y desorganización. Así, no se aprovecharán de igual manera los recursos y dará lugar a medio plazo a descenso de rentabilidad. Los principales hándicaps de no organizar una empresa con ERP son, sobre todo:

Descentralización de datos

A nivel organizativo implicaría esfuerzos extras para conseguir los mismos resultados que con un ERP, pero con más recursos humanos. El acceso rápido a los datos e información del día a día es vital para evitar pérdidas de tiempo absurdas. Así pues, no sería lógico perder horas en algo que podría ser inmediato utilizando las tecnologías.

Información desactualizada

En esta era del Big Data, disponer de un ERP para obtener los datos en tiempo real es importantísimo. Además de no tener acceso rápido, en muchos casos la información probablemente estará desactualizada y obsoleta.

Hoy en día, una compañía medianamente competitiva no se puede permitir funcionar sin un adecuado software de gestión. No es profesional manejar datos que no estén actualizados. En consecuencia, el ERP y su implantación será de casi obligado cumplimiento.

Principales motivos para organizar una empresa con un ERP

Antes de decidirse por el proveedor que instalará el software, se necesita un estudio. Para ello, la labor conjunta de cliente y empresa desarrolladora será vital. Deberán quedar claros los aspectos y objetivos que se quieren cumplir. Con una correcta consultoría se ahorrará mucho tiempo de trabajo y se ajustará mejor. Los principales motivos son básicamente estos:

· Mejor capacidad para planificar la compañía o PYME de manera más estructurada.

· Reducir las posibilidades de errores humanos, olvidos o despistes al dejar el control bajo un software.

· Eficiente comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa que irá ligado a la rentabilidad.

Resumiendo, un software ERP implica ahorro de tiempo y previsión de incidencias. Facilita la labor de los trabajadores haciendo que su tiempo sea más productivo. Es una herramienta que ayudará a la planificación y mejora de resultados. Y los informes que se generarán, darán datos de gran valor para optimizar procesos futuros.

Planificación de productos, stocks e inventarios

Un ERP facilita el control y el flujo de por ejemplo los productos que conforman el stock de la compañía. De esta manera, se tiene un conocimiento de aquello que será necesario reponer o bien aquello de lo que se tiene un excedente. Esto permitirá optimizar las inversiones solo en los productos necesarios y adecuarlos a las necesidades reales.

Mejora en la gestión de ventas

El conocimiento exacto del volumen de ventas, de las estadísticas globales debe ser exhaustivo. Por esto, conocer en detalle cuándo producen aumentos o descensos en la facturación, ofrecerá a una mejor organización del negocio. Toda compañía busca su crecimiento y tener esta información organizada en bases de datos es imprescindible para conocer el progreso y evolución.

Eficiencia en la gestión externa con clientes: CRM

Como parte esencial en organizar una empresa con un ERP, está la gestión de clientes por parte del director de ventas. Uno de los módulos más destacados es el CRM para el almacenamiento de los datos de clientes y prospectos.

Un departamento comercial competente se apoyará en el CRM para llevar su labor comercial, gestión de clientes reales y su fidelización. Igualmente, los prospectos se organizarán y ayudará a que nada quede sin hacer o se retrase.

Algo tan crucial como es el departamento comercial tendrá todas las tareas especificadas. De esta manera, reuniones, llamadas, avisos, emails, campañas de marketing, etc. quedarán organizadas.

Supone un ahorro de tiempos

Cada departamento de una compañía utiliza unos datos u otros, pero en ocasiones hay datos comunes que todos deben compartir. Si todos están centralizados, esto hará que su acceso sea inmediato al ser en tiempo real y cualquier cambio se replicará inmediatamente.

Esto supondrá siempre un ahorro en tiempo para los trabajadores y en consecuencia un aumento de la efectividad.

Implica ahorros en costes y mayor beneficio

Otra ventaja de organizar una empresa con un ERP son los ahorros económicos a medio y largo plazo. La eficiencia lleva implícita una más rápida producción en todos los departamentos. Compras, ventas, gestiones comerciales y de recursos humanos, se verán beneficiados. Una metodología correcta con este software agilizará todas las gestiones. Así pues, organizar una empresa con un ERP será un acierto total.

Implantación de un ERP

Implantar un ERP en una compañía es una tarea que debe realizarse de manera planificada para que tenga éxito. Lo primero es comprender el negocio de la compañía y saber qué necesita exactamente para seleccionar los módulos.

Si la empresa ya dispone de uno, habrá una migración desde una plataforma a otra y esto deberán hacerlo un equipo de consultores. Una vez implantado será necesario un período de formación del personal que va a trabajar. Evidentemente, las primeras semanas se llevará un seguimiento tanto de aspectos técnicos como de adaptación.

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