Guía para elegir el mejor software para tu empresa

1. Constatar unas necesidades o aspectos a mejorar

Lo primero que hay que preguntarse es qué nos falta para realizar un buen diagnóstico. Los ERP o los CRM pueden cubrir necesidades, pero hay que saber cuál es el problema. Y esto puede suceder teniendo o no teniendo un software.

Por ejemplo, un CRM puede tener activado un módulo de gestión con clientes, pero quizás necesita otro módulo para la fábrica e integrar ambos. En consecuencia, el primer paso que hay que dar es comprobar qué es lo que te falta.

Es posible, también, que cuentes con un CRM pero que te falte capacidad de integración con otras herramientas. Es, entonces, cuando puedes plantearte si necesitas una alternativa.

Otro aspecto que has de tener presente, siempre, son las características de tu empresa. No es lo mismo trabajar en la agricultura que hacerlo en los servicios. Además, tampoco es lo mismo según las dimensiones de la empresa y si se trabaja fundamentalmente en la nube o no.

Finalmente, hay otros aspectos relacionados con las mejoras como la velocidad, la interconexión o la implementación.

2. Establecer unos objetivos corporativos

Una vez que has indicado una necesidad, te tocará marcar unos objetivos. No en vano, esta es la forma de disponer de un elemento conmensurable que te permita saber hasta dónde quieres llegar.

Por ejemplo, puedes marcar un aumento de las ventas o de la productividad. Otro baremo que bien puede valer es una reducción de las devoluciones si te dedicas al transporte. Y, por supuesto, nunca está de más plantearse la posibilidad de la reducción de costes. En definitiva, según el sector al que te dediques, podrás poner en valor una cuestión u otra.

Lo que sí es conveniente es que, además de fijar unos objetivos, lo hagas tomando como base un calendario. Uno o dos ejercicios, como mínimo, tendrían que servir como base. Y esta ha de ser la parte que te permita realizar un cálculo del retorno con respecto a tu inversión.

Esta es la parte que te permitirá iniciar la búsqueda del software ajustado a tus necesidades.

3. Valorar las distintas opciones según criterios objetivos

La elección de las distintas opciones, una vez claro lo que necesitas y a dónde quieres llegar, ha de tener en cuenta varios factores. Estos son los más importantes para tomar tu decisión:

Módulos

La cantidad de módulos y su integración es algo a tener en cuenta. En primer lugar, si por ejemplo ya estás utilizando un ERP y quieres introducir nuevos módulos. Por otra parte, porque te permitirá discriminar cuáles son aquellos que realmente necesitas para ajustar tu inversión a lo que necesitas.

Los ERP SAP Business One ofrecen varias soluciones de módulos activables por separado. Esto hace que puedas activar una parte y, si necesitas más en el futuro, puedas activar más sin paralizar tu actividad ni realizar grandes cambios.

Prestaciones

Las prestaciones del software son otro elemento determinante. Por ejemplo, la diferenciación OnDemand y OnPremise es importante, porque hay empresas que quieren centrarse en la nube mientras que otras desean hacerlo en un entorno físico. Además, la velocidad o la memoria del software son otra cuestión de gran importancia.

Las prestaciones tienen que ir en relación con tu sector de actividad. No es lo mismo, por ejemplo, trabajar en retail, para lo que tienes soluciones como SAP Business One Retail que hacerlo en servicios, para lo cual existe SAP Business One para servicios.

Coste

El coste del software es otro de los elementos para tomar una decisión y está relacionado con las prestaciones y con las dimensiones de una PYME. Es verdad que existen módulos gratuitos, pero son muy básicos. A poco que quieras profesionalizar tu operativa y que tengas más de un equipo, tendrás que optar por un plan de pago.

Por otra parte, el coste tiene que analizarse, no en solo en términos de totalidad; lo más barato no siempre es lo mejor. Finalmente, tienes que comprobar si vas a pagar de una vez, a plazos o si vas a alquilar.

Soporte técnico

La capacidad de soporte técnico es otro de los motivos por los que decantarte por una u otra empresa. Por regla general, lo mejor es decantarse por una compañía con trayectoria en el sector. Un caso paradigmático es el de SEIDOR Business One.

La primera razón es simple, tiene una credibilidad en el mercado que te generará tranquilidad. Y el segundo motivo es que dispondrás de una garantía por contrato en caso de problemas. Cuando se trata de una implementación integral, esto es muy importante.

La idea es que, si tienes un problema, cuentes con un apoyo para realizar las reparaciones. También has de plantear como valor la posibilidad de que la empresa ofrezca actualizaciones gratuitas.

Facilidad de implementación

La facilidad de implementación es otro de los elementos a tener presentes y esto dependerá, también, de tu plantilla. Tienes que tener bien claro si tus trabajadores tienen la formación necesaria para implementar rápido el software.

Como principio general, cuanto más fácil sea la implementación, mejor que mejor. Eso sí, piensa que en ocasiones no será posible y ahí puede ser bueno contar con un apoyo externo de la empresa.

La complejidad de funciones no tiene por qué suponer grandes dificultades para la implementación. Por lo tanto, realizar este balance es importante.

Conectividad a dispositivos

La realidad de las empresas de hoy es descentralizada, y mucho más con la pandemia del Covid-19. Aunque haya un sistema central, lo normal es que se funcione con varios dispositivos.

Es importante que puedas valorar, en primer lugar, la posibilidad de la conectividad múltiple. No ha de haber problema si utilizas ordenadores de sobremesa, tabletas o teléfonos móviles.

Por otra parte, la posibilidad de enviar órdenes o realizar monitorización por control remoto es también relevante.

Elegir el mejor software para tu empresa supone planificar bien y, posteriormente, tomar una decisión racional. En SEIDOR te ponemos la tarea más fácil porque ofrecemos varias soluciones para sectores diversos