Integra Microsoft Teams con Microsoft Project y mejora la gestión de proyectos

Sobre todo, en entornos en que todas las partes que intervienen en cada proyecto disponen de acceso a la aplicación con diferentes objetivos, entre ellos: para estar al tanto de las tareas encomendadas, imputar horas o gastos, actualizar actividades, compartir calendarios / diagramas de Gantt, reportar incidencias, así como incorporar los avances o cualquier detalle que sea relevante para disponer de una visión global de cada proyecto.

Sin duda alguna, disponer de herramientas de gestión de proyectos resulta fundamental para planificar, asignar, controlar y medir la ejecución de cualquier proyecto, permitiendo a las organizaciones gestionar de manera centralizada un mayor número de ellos.

Internet fue un importante avance, pero no lo es todo

La disponibilidad de Internet, desde cualquier lugar y en cualquier momento, ha permitido que se pueda actualizar la información casi en tiempo real donde realmente se llevan a cabo las actividades. Ya no es necesario esperar a volver a la oficina para poner al día los sistemas de gestión. De este modo, es posible tomar decisiones mediante workflows para la aprobación de peticiones en tiempo real, y se consigue que los proyectos avancen con mayor fluidez.

Todo ello contribuye a un mejor cumplimiento de plazos, ahorro de costes y aumento de la productividad. Y si el software de gestión de proyectos se integra con el ERP para automatizar la gestión de clientes, almacenes, pedidos, facturación y contabilidad, la carga administrativa del día a día se reduce significativamente.

Adicionalmente, si tanto uno como el otro se alojan en la nube, permiten un acceso continuo, eliminando potenciales limitaciones inherentes a las infraestructuras on-premise: conectividad, disponibilidad, escalabilidad en cuanto a capacidad de almacenamiento y a número de usuarios, mayor seguridad, etc. E incluso proporcionar acceso a terceros (proveedores, subcontratas o clientes), sin comprometer la seguridad de las infraestructuras empresariales.

¿Y qué pasa con el resto de los escenarios de colaboración?

En paralelo a esta familia de soluciones de gestión, en prácticamente todos los entornos de trabajo, utilizamos herramientas de colaboración tales como el correo electrónico, el chat y cada vez más la video conferencia, que nos permiten interactuar unos con otros para ganar en eficiencia a la hora de acometer nuestras actividades, evitando demoras y desplazamientos innecesarios. Algunas empresas también configuran repositorios de documentación a modo de gestión documental, destinados a compartir ficheros vitales para la puesta en marcha, seguimiento y cierre de cada uno de ellos.

Pero lamentablemente, casi siempre estas herramientas de colaboración están desconectadas de los sistemas de gestión de proyectos. Esa falta de integración obliga a consultar en paralelo unas y otras fuentes o herramientas, realizar búsquedas sobre la marcha para localizar determinada información relevante, andar copiando y pegando datos, tener que transcribir textos… al final, pérdidas de tiempo que sería deseable evitar.

¿Es posible mejorar la colaboración en la gestión de proyectos con alguna herramienta integrada?

Solución: Microsoft Teams integrado con Microsoft Project

Pues hoy en día ya es posible. Y es gracias a la integración de Microsoft Teams con Microsoft Project, lo que convierte a esta pareja de herramientas en un conjunto imbatible.

Para los que no lo conozcan, Microsoft Teams es un miembro relativamente reciente de la familia Office 365 (fue lanzado en marzo de 2017), que día a día sorprende por su capacidad para aglutinar elementos de colaboración. Ya que es capaz de proporcionar salas de chat, gestión de equipos, reuniones por vídeo, llamadas, calendarios, archivos y mucho más, en una misma aplicación integrada. Con Microsoft Teams se puede colaborar de forma segura entre diferentes equipos de trabajo (formados por personas de dentro y fuera de la organización), plataformas (Windows, MacOS, Android e iOS) y dispositivos (PCs, Tablets o smartphones).

Si ya de por sí Microsoft Teams es realmente útil para cualquier organización y sector de actividad como parte de Office 365, gracias a su capacidad de integración con otras soluciones de negocio -tanto de terceros como de gestión de la propia Microsoft- la productividad se eleva al máximo nivel.

En este sentido, a finales del pasado mes de octubre en el evento Microsoft Ignite se anunció un paso importante para lograr la nueva visión de la compañía en relación con la administración de proyectos, dando a conocer la disponibilidad general del nuevo Microsoft Project. La nueva versión de Project ofrece una experiencia del usuario rediseñada más sencilla e intuitiva; de tal manera, que los equipos de trabajo pueden agregar rápidamente nuevos miembros y configurar tareas, y después cambiar fácilmente entre gráficos de cuadrícula, panel o línea de tiempo (Gantt) para realizar un seguimiento de los progresos.

Y lo que más nos interesa ahora… como Project forma parte de la familia de Microsoft 365, los equipos de proyectos pueden ahorrar tiempo y ser más productivos gracias a conexiones integradas y directas a aplicaciones como Teams, lo que permite que la información fluya entre herramientas sin cambiar de entorno de trabajo.

Lo que la compañía de Redmond tiene muy claro es que Microsoft Teams seguirá siendo el núcleo central para potenciar el trabajo en equipo en la plataforma de Microsoft, y Project es una pieza más de ese impresionante puzzle de colaboración integrada.

Si deseas profundizar en cualquiera de estos aspectos, te animamos a contactar con nosotros para más información sin compromiso. En SEIDOR estamos convencidos que la integración de Microsoft Teams con Microsoft Project te permitirá llevar la gestión de proyectos a un nivel superior de colaboración.