Para qué sirve un cuadro de mando integral en un sistema ERP

Qué es un cuadro de mando en un sistema ERP

El cuadro de mando integral (CMI) consiste en una herramienta para la gestión empresarial utilizada para, de manera general, tener datos de la evolución. Este cuadro dispone de una serie de datos e indicadores en forma de números y gráficas que dan una visión objetiva de la situación. Así pues, cifras, por ejemplo, financieros, control, ventas, estocajes, etc. darán lugar a una fotografía exacta en ese momento de la compañía.

En sus orígenes, el cuadro de mando integral estaba orientado hacia datos estrictamente financieros de cuenta de resultados y balances. Esta obtención de datos no era en tiempo real y se realizaba cada tres o cuatro meses, con lo que la toma de decisión era más lenta. Es decir, la información era siempre pasada y no actual, motivo por el cual no era todo lo funcional que debía ser.

Información que presenta un cuadro de mando en un sistema ERP

Los datos que ofrece un cuadro de mando sobre la situación de la empresa se basan en cuatro aspectos fundamentales que tienen relación entre sí:

Fidelización del cliente

En él se recogen los datos y métricas que miden cuál es la relación con el cliente. Estos pueden ser la satisfacción, la retención de un cliente, o bien la rentabilidad de estos.

Datos financieros

Mediante determinados indicadores financieros, las compañías pueden conocer de qué manera optimizar su crecimiento y su valor. Así pues, con esta información podrán reducir costes en ciertos procesos, o aumentar ventas a fin de ser más competitivos. Los valores que lo muestran serán medibles en el cuadro de mando, y expondrán la eficiencia de las estrategias llevadas a cabo.

Desarrollo y formación

Estos datos se refieren a la información que se aporta respecto a aspectos intangibles de la empresa, como el capital humano. Por ejemplo, todo aquello referido a las capacidades, competencias y habilidades de los recursos humanos de la compañía. Además de esto, datos sobre las redes e infraestructura informática (capacidad de comunicación), o bien los referidos a organización. Es decir, cuál es la capacidad para desarrollar los diferentes procesos que se llevan a cabo.

Procesos internos

Los diferentes tipos de procesos que se realizan día a día en la empresa, así como la gestión y relación con los clientes, son medidos con datos. Estos procesos internos aportan gran valor tanto a los productos como a los servicios y resultan fundamentales en las estrategias para reducir costes. La proactividad de una compañía y los procesos de creación, sociales e innovación son muy valiosos, y de ahí su seguimiento.

Indicadores que incluye el cuadro de mando en un sistema ERP

Los indicadores y métricas que ofrece el cuadro de mando integral no son algo que deba organizarse de cualquier manera. Así, hay que prestar un cuidado especial en seleccionar aquellos datos que serán necesarios para los propios objetivos. En todos los casos, deben consistir en datos expresados numéricamente, y que además puedan ser representados mediante gráficas para un mejor entendimiento.

Es de mucha utilidad establecer rangos en los datos, y mediante una gama de colores mostrar si se encuentran en situación óptima, intermedia o bien grave. Los colores que normalmente se usan se asemejan a un semáforo, siendo verde el satisfactorio, naranja el medio, y rojo el que advierte de un peligro.

En cuanto a la cantidad de datos o indicadores que normalmente suele expresar un cuadro de mandos, serán de entre 15 y 20. En consecuencia, todos y cada uno de ellos deben tener un sentido y expresar algo fundamental en la empresa.

Algunos de los indicadores más utilizados en el cuadro de mando integral y que son necesarios para la toma de decisiones son:

• Indicadores financieros como los flujos de caja y valor agregado.
• Retención de clientes y reconocimiento de la marca.
• Procesos internos como los costes de desarrollo y medida del tiempo de fabricación.
• Indicadores de desarrollo y formación como la productividad de los recursos humanos y la satisfacción de los trabajadores.

Es evidente que cada compañía, según su actividad y necesidades, debe decidir qué indicadores o KPI presentará en su cuadro de mando integral. Así pues, será un trabajo previo muy intenso de consultoría, estudios de mercado y competencia para poder organizarlo convenientemente.

Qué perfiles acceden al cuadro de mando en un sistema ERP

Son los CEO, administradores, gerentes, directivos y jefes de departamento quienes acceden a esta información. En definitiva, altos cargos con capacidad de gestión y tomar decisiones serán los adecuados para esta función.

No obstante, por definición, el cuadro de mando general está sobre todo pensado para gerentes sobre los que recaen las decisiones más críticas y estratégicas. Por otro lado, en determinadas compañías es común, además, utilizar el CMI centrado en algunos departamentos, como puede ser Recursos Humanos o bien Ventas, debido a la importancia de los datos que estos manejan.

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