Digitalización y seguridad de los datos 8 aspectos a tener en cuenta

Las 8 claves de la digitalización y seguridad de los datos

El uso intensivo de datos digitales y su valorización (Big Data) ha provocado que la seguridad sea un aspecto clave por los múltiples riesgos que se corren por una suplantación de identidad (phishing), robo de datos, instalación de software malicioso (malware) o simple sabotaje. No en vano, hay que recordar que la empresa se expone a recibir multas cuantiosas y a otras pérdidas.

La siguiente lista resume aquellas pautas que te conviene (y mucho) tener en cuenta para minimizar los problemas. La digitalización y seguridad de los datos es ya una obligación. Eso sí, ten presente que, en función de la actividad de tu empresa, hay aspectos que se tendrán que matizar. Sea como fuera, toma nota, que te interesará:

1. Cíñete a las directrices legales de Protección de Datos

La Ley Orgánica de Protección de Datos y el Reglamento Europeo de Protección de Datos, ambos con entrada en vigor desde 2018, son los textos legales por los que te tienes que regir. Y, en ambos casos, se exige un principio de autocontrol.

En primer lugar, asegúrate de que la obtención de los datos ha sido lícita (consentimiento claro, expreso e inequívoco). Por otra parte, tienes que notificar cualquier incidencia a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) cuando esta se genere. Y, finalmente, has de implementar sistemas de autorregulación para garantizar la seguridad de tus bases de datos.

Recuerda que las multas que se abonan por incumplimientos son muy cuantiosas. Hablamos de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación de la empresa.

2. Contrata un ERP con una empresa contrastada

La contratación de un servicio de ERP es fundamental para la mayoría de las empresas. Y, más allá de las cuestiones relacionadas con la funcionalidad, también es clave la seguridad.

Existen empresas contrastadas, como SEIDOR, que proporcionan una solución integral con soporte técnico las 24 horas. Además, también es conveniente que esta presencia sea global. Si tienes algún problema, te resultará más fácil gestionarlo si trabajas con una empresa con una buena red de atención al cliente. Por lo tanto, esta es una cuestión fundamental en la digitalización y seguridad de los datos.

Al final, recuerda que tienes un plazo de solo 72 horas para avisar a la AEPD de incidencias de seguridad. Por lo tanto, una respuesta rápida del proveedor es fundamental para tomar decisiones.

3. Limita el acceso a los datos digitales

La limitación de acceso a los datos digitales es otra de las políticas que se hacen imprescindibles. Como principio general, o deberías autorizar a que utilicen los datos personas directamente implicadas con la gestión de estos. Y sería conveniente que te plantearas la posibilidad de que se firmen cláusulas de confidencialidad para las cuestiones no reguladas.

Lo ideal es que estos datos solo los utilicen los empleados de la empresa. Y, por supuesto, cuando haya algún motivo para hacerlo. De lo contrario, los riesgos se multiplicarán.

4. Introduce un sistema de trazabilidad en la gestión de los datos

La introducción de sistemas de trazabilidad es imprescindible para detectar el origen de los problemas. Para ello hay dos vías posibles.

En primer lugar, puedes exigir que la entrada a las bases de datos se realice desde un ID y un password. Por otra parte, también puedes realizar rastreos IP en el caso de que la información de que dispones no sea concluyente. Este protocolo se debería activar siempre que tuvieses problemas o sospechas evidentes.

Por supuesto, cuando implementes un protocolo de trazabilidad, has de cerciorarte de que no conculcas ningún precepto legal.

5. Utiliza un buen antivirus

El antivirus es un elemento básico, incluso para un usuario; con mucho más motivo para los profesionales. La idea es que busques un producto de última generación y que realice barridos rutinarios, más allá de bloquear amenazas.

No en vano, cuantas más sean las potenciales vulnerabilidades, más importante es que el antivirus responda. Lo recomendable, en estos casos, es que pagues una subscripción anual y que compruebes cada año el nivel de servicio que te proporcionan. En definitiva, se trata de que dispongas de una herramienta útil contra las amenazas.

6. Navega solo en webs con el certificado SSL

La seguridad pasa, también, por la navegación en webs con certificado de seguridad. Es imprescindible que deseches la navegación en webs sin el certificado SSL. Este elemento es fácilmente distinguible a través de un candado en la barra de navegación. ¿El motivo? Que se multiplican las posibilidades de phishing o malware, con el consecuente riesgo para tus bases de datos. Aunque es una acción fácil de realizar, muchas veces nos despistamos, corriendo riesgos.

7. Actualiza siempre que corresponda

La actualización del software es básica porque no hacerlo abre el campo a ataques. Las vulnerabilidades tienen que ver, muchas veces, con la falta de software actualizado, lo que facilita los ataques. No en vano, los hackers están esperando que les ofrezcas un agujero por donde entrar en tu sistema y complicarte la gestión. En consecuencia, es conveniente que en tu ERP o sistema operativo incluyas las actualizaciones cuando toquen.

También te dejamos esta guía con todos los aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor software para tu empresa, ya que es este que introducirá un antes y después en su gestión.

8. Apuesta por el almacenamiento cloud

El almacenamiento cloud es una opción de aumentar la seguridad en el almacenamiento de los datos. Y esto se debe a dos motivos principales.

Lo primero que has de considerar es que un almacenamiento en la nube evita el riesgo de ataques físicos. Por otra parte, la propia filosofía de este almacenamiento permite que solo entre en la base de datos quien lo tiene que hacer. Y no está de más señalar que ambos elementos están interrelacionados. Por lo tanto, quizás este es un buen momento para replantearte tu política de almacenamiento para minimizar riesgos.

Ya no hablamos de las evidentes ventajas en cuanto a uso intensivo de datos. Si buscas seguridad, trabajar en la nube es una buena opción.

Conclusión

La digitalización y seguridad de los datos es más sencilla si trabajas con buenas herramientas y con una planificación adecuada. Las soluciones SAP Business One harán más fácil tu trabajo, sea cual sea el sector de actividad. ¡Contáctanos para disponer de más información de las distintas posibilidades adaptadas a tu empresa!