Cuál es el coste de implementación de un ERP en una empresa del sector de distribución

¿Por qué necesito un ERP en mi empresa de distribución?

Implantar hoy día un ERP en una empresa de distribución es absolutamente fundamental para optimizar tanto los recursos materiales, como los recursos humanos. Para ello, poder hacer un seguimiento exhaustivo de los productos y conocer su lugar exacto en la cadena de distribución dará lugar a una mayor eficiencia.

La gestión y el control de conocer en cada momento dónde y sobre todo quién está al cargo de los productos y materiales nos permitirá optimizar las decisiones de compra, el rendimiento que tienen los proveedores y la calidad del servicio. A fin de cuentas, un cliente satisfecho con nuestro trabajo genera una fidelización continuada para seguir generando negocio.

El conocimiento en detalle de todo lo referente a clientes, compras anteriores, presupuestos aceptados, promociones aplicadas, hará que el departamento de ventas pueda ser previsor y ofrecer exactamente aquello que quieren los clientes.

Con un sistema ERP en las empresas de distribución, tendremos las armas suficientes como para adelantarnos y posicionarnos por encima de la competencia más directa, ya que la calidad del servicio puede ser el factor definitivo.

Fases en la implementación de un ERP en empresas de distribución

La implantación de un software ERP debe hacerla una compañía profesional y experta en estos desarrollos, hay que hacerlo de manera planificada siguiendo unas pautas:

1. Planificación del ERP

Donde se definen todos los recursos, tanto técnicos como humanos, que se utiliza en el proyecto. Cada uno de ellos tendrá asignado unas tareas con una fecha de inicio y una fecha de finalización. Esta será una manera de organizarlo todo para poder conocer la evolución del proyecto y si se están cumpliendo los plazos de implantación.

2. Análisis de las funcionalidades necesarias

En esta fase, será necesaria la presencia de consultores expertos en el negocio, en este caso de la distribución y logística. Se definirán cuáles son las funcionalidades necesarias para la gestión completa de la empresa y que deberán existir en el ERP. En realidad, este servicio será casi una constante durante todo el proceso de la implantación, ya que podrá ir sufriendo modificaciones según las necesidades.

Deberá de existir el acuerdo y entendimiento entre los equipos expertos en el ERP y los profesionales gestores de la empresa de distribución para dejar claro el proceso de trabajo. De igual manera, para conocer las previsiones y expectativas que tienen al implantar el ERP.

3. Instalación, parametrización y configuración del ERP para la empresa de distribución

En esta fase se hace la instalación tanto de los equipos y hardware necesario, como del software según el trabajo conjunto de consultores y gestores de la empresa. Será el entorno ideal para hacer las múltiples pruebas y testing necesario para dejarlo todo operativo. La integración con otros sistemas, si es el caso, será en este momento cuando se deberá hacer.

Es muy probable que se trate de una migración de un antiguo sistema a otro más moderno, con lo que esta etapa es crucial para evitar pérdida de datos. Así pues, esto exigirá un esfuerzo técnico considerable, de manera que queden perfectamente ubicados en sus nuevas bases de datos y accesibles para todas las aplicaciones del ERP.

4. Formación al personal del uso del ERP según su rol en la empresa

Es evidente que, al implantar un ERP en una empresa de distribución, será necesario que todos los trabajadores que lo vayan a usar tengan la formación adecuada por parte de profesionales. Se trata de implantar una solución que haga más eficiente y rentable la compañía, con lo que la implicación de todos debe ser total y absoluta. El personal debe estar familiarizado y cómodo, con lo que en un tiempo prudencial deberá controlar la parte de ERP que vaya a utilizar.

5. Puesta en producción y seguimiento de la implantación

Momento en el que se realiza la puesta en marcha y se da por finalizado el soporte a los usuarios. Tras este inicio, se deberá llevar un férreo control de la implantación para comprobar que se estén cumpliendo los hitos marcados. Los posibles retrasos, tareas pendientes y fine tuning de todo será muy importante hacerlo en este momento para poder dejar el servicio perfectamente instalado, a salvo de errores y riesgos.

Estimación de costes de un ERP de una empresa de distribución

Las cifras finales dependerán de la complejidad del ERP instalado, así como de las características de la empresa. De manera genérica se pueden establecer una serie de rangos de precios:

● Empresas que requieren un ERP que cuenta con procesos sencillos estará entre los 15.000€ y 25.000 €. Así pues, cuanto más sencillo sea el negocio y las necesidades de aplicaciones dentro del ERP, menor el coste.

● Compañías con mediana complejidad en sus procesos de trabajo y funcionalidades estarían en torno a entre 25.000€ y 50.000 € de precio. Estadísticamente, en torno al 80% de los casos, el coste de la implantación de un ERP está entre estas dos franjas, es decir, de 15.000€ a 50.000 €.

● Para grandes compañías y empresas multinacionales, donde la complejidad es mucho mayor en los procesos de trabajo y las necesidades son amplias, los precios suben. De esta manera, para el primer año el software ERP podría ir desde esos 50.00€ a los 200.000 €.

Como hemos dicho, todo dependerá del sector, las necesidades funcionales, los procesos y el número de usuarios, pero como aproximación estas cifras son realistas.

La distribución de los costes totales de un ERP dependerá sobre todo de dos factores: si es un ERP on premise o si es un ERP en la nube. Para el primer caso, la infraestructura necesaria estará instalada físicamente en el cliente con todo lo que ello significa. En cambio, para el segundo caso, estará configurado en la nube con el consiguiente abaratamiento.
Sin dar cifras de cada una de las partidas, ya que sería muy aventurado, vamos a expresar en porcentajes lo que correspondería a cada una de ellas aproximadamente:

Coste de un ERP on premise

● Licencias: 20%
● Hardware: 15%
● Software: 20%
● Consultoría: 10%
● Migración: 5%
● Mantenimiento: 10%
● Formación: 20%

Costes de un ERP Cloud

En este caso, se reducen los costes y las necesidades tecnológicas, ya que todo está ya en la nube, así pues, los porcentajes serían:
● Migración: 20%
● Consultoría: 25%
● Formación: 25%
● Suscripción mensual: 30%

Un ERP es para una empresa de distribución y logística la mejor y más eficiente solución para la gestión de los procesos de trabajo. Su implantación debe hacerse por expertos en tecnología siguiendo unas fases definidas. Por otro lado, el coste de un ERP final irán en función de la complejidad y las aplicaciones necesarias. Así pues, el proceso de fabricación, almacenaje, transporte y en general la gestión de los recursos materiales para disponer del estado en tiempo será imprescindible para la optimización y recorte de gastos.

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