¿Cómo implantar un software ERP en una empresa de fabricación?

Los pasos para implantar software ERP en una empresa de fabricación

Antes de nada, conviene recordar que la implantación de un software tiene un coste elevado y, aunque a la larga compensa (y mucho) hay aspectos que lo pueden encarecer, como una implementación tardía o ineficiente.

Este problema se agranda, más si cabe, cuando se trata de una empresa de fabricación. Hay que tener presente que, en estos casos, el software se utiliza para todos los procesos, también para la fabricación porque hoy está automatizada o robotizada. Por lo tanto, cualquier fallo de enfoque que se cometa tiene consecuencias. Un Enterprise Resource Planning (ERP) tiene que elegirse bien y el proceso de implementación tiene que ordenarse.

Hay que destacar que los siguientes pasos van a ayudar, pues, a que el proceso de implantación de tu ERP sea más sencillo y eficaz. Toma nota, porque esto te interesa:

1. Elección del ERP adecuado

Es evidente que el primer paso que tendrás que dar es elegir un ERP específico. Y, como esto va a condicionar todo el proceso, vale la pena que compares las distintas ventajas e inconvenientes. Por regla general, convendrá que hagas una evaluación previa. No en vano, esta es la manera de tomar una decisión consciente. Hoy existen ERP para empresas de fabricación.

Los ERP para empresas de fabricación tienen unas características propias. Y, además, el proveedor es fundamental, tanto por la calidad y funcionalidades como por el soporte al cliente. Todas estas cuestiones son decisivas para evitar problemas futuros.

2. Planificación del timing

La planificación del timing, una vez que te has decidido, es crucial. En este caso, se trata de que valores cuánto tiempo vas a tardar en implementar el ERP. Y, sobre todo, una vez que tengas ese calendario, habrá que proponerse el cumplimiento de este.

Lo ideal, por regla general, es que el tiempo de implementación sea el menor posible. Sin embargo, no nos podemos engañar, porque esta tarea tiene una complejidad. Por lo tanto, cuando plantees un timing tienes que ser realista.

3. Consultoría y análisis de funcionalidades

El ERP tiene que cumplir una serie de objetivos y, en ocasiones, se tienen que instalar algunas funcionalidades específicas para empresas de fabricación. Por lo tanto, es recomendable que realices una revisión previa para tomar decisiones sobre qué funciones instalarás. Esto permitirá que el software dé todo lo que puede dar de sí.

Por ejemplo, hay que señalar que el control de las mercancías e insumos es fundamental en las fábricas. Y este concepto hay que entenderlo como control del almacén y de unidades, con la finalidad de contar con el flujo de mercancías adecuado y evitar la rotura de stocks.

Muchas veces hay una infrautilización del software. Y es una pena porque no se explotan al máximo las posibilidades que tiene. Puesto que hay que hacer una inversión previa de una cierta cuantía, efectuar esta comprobación y estudio es fundamental.

4. Configuración y parametrización

La configuración es ya el paso de introducción, puesto que implica la instalación del software y su correcta configuración. Llegados a este punto, tienes que comprobar si la parametrización se ajusta a lo que necesitas. Por lo tanto, este paso permitirá que, si hay un fallo, puedas revisarlo y reiniciar el proceso.

Por supuesto, la configuración tiene que estar adecuada al hardware que utilices. Y esto es relevante porque, en ocasiones, un equipo obsoleto o con poca capacidad puede ser problemático para una correcta implementación.

5. Migración de plataforma y datos

El proceso de migración de la plataforma y los datos es sensible por dos motivos. En primer lugar, porque tienes que asegurarte de que este cambio se hace de forma segura. Por otra parte, porque te tienes que asegurar de que la migración de los datos es completa. En consecuencia, deberías asegurarte de que este proceso se hace de manera limpia para tu empresa de fabricación; recuerda, además, que, si tienes datos externos, la legislación de protección de datos sanciona a quien no los gestiona correctamente.

Lo que sí que te recomendamos, por otra parte, es que cuando migramos los datos, compruebes que solo tienes en tu base los estrictamente necesarios. Esto es importante, además, porque te permitirá ahorrar espacio que utilizarás para otros menesteres.

6. Formación del personal en empresas de fabricación

La formación del personal tiene que empezar antes de la implementación del software, pero es usual que se haga también una vez en funcionamiento. No en vano, el objetivo es que los trabajadores puedan sacar el máximo partido a este software; a la larga, esto evitará problemas. Por ejemplo, cuando se trata de un software para la producción, esto también afectará a los supervisores u obreros.

En las fábricas, hay distintas funciones y, en este caso, se hace imprescindible que cada responsable sepa qué área utilizar. Por ejemplo, en los procesos productivos, hay un supervisor que controla los inputs y outputs. En segundo lugar, hay personas encargadas de las compras y de las ventas. Y, finalmente, hay un departamento de contabilidad. En consecuencia, hay que dar la formación adecuada a quien lo necesita.

Lo conveniente es que establezcas un calendario de formación para los trabajadores de la empresa. Y, por supuesto, que esta formación sea eminentemente práctica, porque se trata de que aprendan a emplear el ERP.

7. Funcionamiento

Una vez que ya esté todo listo, hay que arrancar el software y que este empiece a funcionar. Hay casos en los que el funcionamiento puede realizarse de forma simultánea, mientras que otras veces tendrá que hacerse por fases.

Cuando se trata de una empresa de fabricación, es conveniente asegurarse de que las partes fundamentales, directamente relacionadas con el proceso productivo, funcionan al mismo tiempo. La idea es que se pueda producir más en menos tiempo y con un consumo de energía óptimo. Por lo tanto, se hace relevante controlar que la implementación sea la adecuada.

Este paso es crítico porque, si hay algún fallo en el arranque, se tendría que comprobar cuál es el problema. Y, evidentemente, es posible que se tuviese que retroceder algunos pasos.

8. Seguimiento y evaluación

La tarea de implantar software ERP en una empresa de fabricación finaliza con el proceso de seguimiento y evaluación. Es cierto que este periodo variará según el tipo de compañía, pero has de tener presente que oscila entre los 6 meses y el año.

Hay que señalar que la implementación supone, no solo que el software funcione bien, sino que lo haga con todas sus capacidades. Esto significa que, si has instalado 5 módulos, tendrían que funcionar todos a pleno rendimiento. Y, además, tienes que comprobar si se han dado las mejoras esperadas. Un ejemplo sería el del suministro y gestión de materias primas, para comprobar si ha mejorado o si se han reducido costes; lo mismo se puede medir en tiempos de productividad, tanto de las mercancías como de los beneficios globales.

Por un lado, tienes que revisar que la implementación se está cumpliendo según la planificación que has establecido y, por el otro, pasado un tiempo tendrás que evaluar si los objetivos que estableciste en su día se cumplieron.

Conclusión

Implantar software ERP en una empresa de fabricación es un proceso complejo y vale la pena conocer las fases. ¿Buscas un ERP para industrias de producción? SAP Business One es una buena solución para que seas más competitivo y eficiente. No dudes en contactarnos si necesitas más información.