¿Cómo gestionar una empresa de distribución con un software ERP?

El uso de un ERP para empresas de distribución, cómo gestionarla

Lo primero que has de tener en cuenta es que los ERP para distribución te permiten realizar un control integral de los distintos departamentos. Y, lo que es más importante, no tendrás que repetir operaciones porque estas quedarán registradas en todos los módulos que hayas contratado.

Es cierto que la distribución puede tener casuísticas distintas. No es lo mismo, por ejemplo, las necesidades de la distribución en alimentación pueden variar con respecto a las de retail, puesto que en este último caso se dirigen al cliente minorista.

Un ERP para empresas de distribución tiene que poder utilizarse por todos los agentes de la compañía. En este sentido, la herramienta ha de ser intuitiva para que pueda utilizarla por igual un operario y un gestor. Hoy lo cierto es que hay sistemas de acceso a través de contraseña que mejoran la seguridad.

Sea como fuere, la gestión de una empresa que tenga un ERP específico para la distribución ha de tener en cuenta los siguientes aspectos. Toma nota:

1. Controlar los stocks

El control de los stocks es uno de los aspectos centrales en una empresa de distribución. No en vano, estamos hablando de su principal actividad.

El ERP permite conocer el estado del almacén, pero también las entradas y salidas de mercancía. Lo que se busca, en cualquier caso, es conseguir monitorizar los procesos y evitar fallos en la cadena de distribución. Una de las ventajas de los actuales ERP de distribución es que se pueden utilizar en cualquier dispositivo.

Por ejemplo, la trazabilidad se convierte en un proceso crítico. Un stock tiene una entrada, una estancia en almacén y una salida. El control de todo el ciclo te permite saber dónde están los posibles problemas.

El uso de este tipo de herramientas en lo referente a los stocks te facilitará el trabajo. Por este motivo, te conviene tenerlas a mano.

2. Gestión de las finanzas

Los flujos financieros son una cuestión clave en toda empresa y las herramientas automatizadas te permiten conocer cuál es la situación exacta.

Por ejemplo, gracias a un ERP integrado con tus cuentas bancarias sabrás el estado de estas. En el sector de la distribución, que se mueve en márgenes reducidos, este elemento es central. Afortunadamente, con una herramienta especializada te será más fácil realizar un seguimiento.

Por otra parte, este departamento también controla el estado de los pagos y sus fechas, así como los cobros. Esto es indudablemente importante si lo que quieres es hacer un control de tus flujos de caja. Al final, de lo que se trata es de evitar tensiones de tesorería por no cobrar cuando corresponde.

La contabilidad de la empresa es igualmente importante, ya por cuestiones legales. Los actuales módulos de gestión financiera te permiten realizar asientos en tiempo real ajustado a la normativa del Plan General de Contabilidad. Por lo tanto, cuando quieras realizar un balance o una cuenta de pérdidas y ganancias, lo tendrás más fácil.

3. Gestión de gastos y proveedores

La gestión de gastos y proveedores es una de las cuestiones clave de todas las empresas y en la distribución no es una excepción. Los módulos de un ERP están adaptados a las compras pero, también, a la gestión de los Recursos Humanos.

La idea es que puedas conocer cuál es la situación de cada momento, conociendo las compras anteriores de proveedores y su volumen. Algo similar sucede también cuando se trabaja con la plantilla. Es evidente, pues, que disponer de esta información es imprescindible en toda negociación.

La gestión de gastos y proveedores es fácil de controlar con un ERP y se notará en tu empresa.

4. Gestión de clientes

La gestión de clientes en distribución es una de las partes más complejas, sobre todo en subsectores como la mensajería.

Un CRM cuenta con varias herramientas para que la gestión sea más efectiva. Por un lado, la base de datos de los clientes con su correspondiente historial. En segundo lugar, el ticket medio y sus preferencias para mejorar las campañas de marketing. Además, puedes saber cuál es el estado de los contratos. Por otra parte, sabrás si se está realizando un seguimiento correcto del servicio de atención al cliente. Finalmente, el estado de sus pagos.

Esta información es decisiva en todos los sentidos, pero sobre todo para el departamento comercial o de ventas. Una buena gestión de tus clientes aporta valor.

5. Realizar informes periódicamente

Los informes son importantes por dos razones. En primer lugar, para saber cuál es el estado real de tu empresa en un determinado momento. Por otra parte, porque esa información te permite realizar una planificación previa.

En tiempos de Big Data, hay un mayor uso de datos y, en este caso, para una buena gestión empresarial se hace necesario saber discriminar. Es por ello que saber generar informes de calidad es determinante.

¿Cuál es la opción de software más recomendable para una PYME de distribución?

Las PYMES de distribución pueden optar por una solución que se está extendiendo, el ERP por módulos. Esto hace que puedas elegir y activar aquellas áreas que necesitas en cada momento.

¿Cuál es la ventaja? Que si has contratado un módulo y más tarde quieres incorporar otro, la información se integrará. Y, en consecuencia, ahorrarás tiempo y dinero en tu empresa. Aquellos profesionales que tengan un conocimiento medio de informática no tendrán problema en utilizar el ERP si cuentan con un asesoramiento especializado.

Eso sí, se hace imprescindible contar con una empresa con experiencia que se encargue de la implementación. Las empresas especializadas pueden estudiar el caso de tu PYME y proponerte la solución ajustada. Esto, junto con el soporte que darán, facilitará la transición.

Conclusión

El uso de un ERP para empresas de distribución tiene que considerar unas pautas de criterio. Y, por supuesto, has de contar con un proveedor que te proporcione soluciones de confianza. SEIDOR Business One te facilita módulos ERP adaptados a las necesidades de tu empresa de distribución.