Cambiar de ERP, todo lo que debes tener en cuenta

¿Cuándo es necesario cambiar de ERP?

Como no podía ser de otra manera, en primer lugar debemos saber cuándo es necesario cambiar de ERP. Existen varios criterios que pueden tenerse en cuenta para saber que este momento ha llegado.

1.- Si el usuario del ERP no está satisfecho

En el caso de que no se esté satisfecho con el servicio o las condiciones que ofrece el proveedor de ERP. En algunos casos, dicha insatisfacción puede deberse a una mala atención al cliente: en otros casos, a una excesiva cantidad de problemas. De cualquier manera, este es uno de los primeros indicios por los que cambiar de ERP.

2.- Se trata de una herramienta obsoleta

En segundo lugar, otro de los criterios que debemos tener en cuenta para cambiar de ERP es que el software en concreto no se adapta a la normativa o directamente no sirve para su propósito: hacer más eficiente un negocio y ahorrarnos trabajo.

3.- Porque no hay integración

Este es otro de los motivos más recurrentes para cambiar de ERP: el software del que disponemos no está integrado con otras herramientas de nuestro negocio o directamente con la infraestructura con la que contamos.

Igualmente, puede darse con algunos departamentos o de hecho puede darse con otras herramientas que hayamos incorporado recientemente y que están dejando a nuestro actual ERP "fuera de juego".

4.- Excesiva complejidad en su uso

Una de las características con las que debe cumplir un ERP es precisamente la accesibilidad. Esta es otra forma de llamar a la facilidad de uso: en el caso de que resulte excesivamente complejo manejar tu ERP existe un buen indicio para pensar que es hora de cambiarlo.

Una buena prueba de ello es tratar de enseñar a nuevos empleados a usarlo: si resulta excesivamente complicado y se requiere de larga experiencia para hacerlo es que probablemente sea demasiado complejo.

5.- No funciona en la nube

Este es otro de los criterios esenciales que debemos tener en cuenta a la hora de operar con un ERP. Debe operar a través de la nube, ofreciendo toda la flexibilidad y acceso posible. En el caso de que nuestro ERP nos supedite a trabajar en un solo lugar o dispositivo muy probablemente sea hora de cambiarlo.

Pasos para cambiar de ERP

Una vez que hemos especificado cuáles son los criterios a valorar para saber si es necesario cambiar de ERP, pasaremos a hablar de los pasos que deben darse para hacerlo de forma efectiva.

1.- Escoger adecuadamente el software y el proveedor

En SEIDOR sabemos de buena tinta que este es, sin duda, el paso más importante. Para darlo, debemos conocer con detalle cuáles son las especialidades de la empresa desarrolladora así como sus sectores específicos.

Es necesario por lo mismo saber que estamos tratando con un proveedor de confianza, con suficiente infraestructura para atendernos en caso de que fuera necesario. En definitiva, un proveedor y un software que nos permita evitar cada uno de los puntos anteriores que hemos mencionado y por los que sería necesario cambiar un ERP.

Como punto esencial a la hora de escoger proveedor está, sin duda, el criterio del mantenimiento. Debemos siempre asegurarnos de que la empresa en cuestión cuenta con garantías respecto a él.

2.- Migrar la base de datos

Cuando se ha tomado la decisión acerca del nuevo ERP con el que vamos a contar, pasaremos al siguiente paso que atañe directamente a su implantación. Para este paso, hay que importar la base de datos actual al nuevo ERP. En el caso de algunas empresas este servicio pueden ofrecerlo directamente las propias empresas que ofrecen soporte de ERP.

En algunos casos, los propios ERP disponen de herramientas para migrar dichos datos. Lo más recomendable es consultar dicha información antes de optar o no por un servicio.

3.- Formación a la hora de cambiar de ERP

La formación es otro de los pasos básicos a la hora de cambiar de ERP. Se trata de herramientas técnicas que requieren de la formación del personal que va a trabajar con ellas. En este punto, y tras haber efectuado la migración de datos es esencial que los trabajadores que van a trabajar con dicha herramienta tengan una formación adecuada.

Por muy sencillo de manejar que sea un ERP siempre va a requerir un periodo mínimo de formación. En el caso de algunas empresas tienen la ventaja de ofrecernos profesionales de su plantilla dedicados a realizar esta formación.

4.- Detalles para cambiar de ERP

Cuando se ha recorrido todo este proceso, debemos tener en cuenta unos últimos detalles para que la comunicación y el funcionamiento del ERP sea correcto. Debemos mantener cierta comunicación con el proveedor de servicios para hacer que todo el proceso de implantación culmine de forma adecuada.
Con ello, se iniciará la siguiente fase que tiene que ver con las propias funciones del software. En ese punto habrá que velar directamente porque su funcionamiento sea efectivo y sume a la actividad de la empresa.

En esta fase suele ser necesaria la programación de funciones a medidas o detalles similares. Queremos recordar que los ERP son una tecnología modular: eso quiere decir que pueden disponer de distintos módulos o "piezas" según las necesidades de la empresa o su sector.

Con ello, esta última fase a la hora de cambiar un ERP es imprescindible, ya que con dicha adaptación a las propias características de nuestra empresa y nuestro sector podremos sacarle el máximo rendimiento.

En SEIDOR, y como especialistas en el desarrollo de ERP para empresas podemos ofrecerte una herramienta a la altura de los tiempos y de las necesidades de tu propia empresa. No dudes en consultarnos si tienes cualquier duda acerca de todo lo que podemos ofrecerte para su éxito.