SAP CONCUR: La solución que cumple con la Digitalización Certificada de Facturas

¿Qué es la digitalización certificada de facturas?

La digitalización certificada de facturas es el proceso tecnológico de transformación de un recibo en papel a un formato digital y legal, cumpliendo así con la regulación definida por las autoridades locales (en Francia, la URSSAF, y en España, la Agencia Tributaria, la AEAT). Las autoridades de cada país tienen la responsabilidad de determinar lo que constituye un documento o copia electrónica según los requerimientos publicados. La mayoría de países aceptan copias digitales de facturas emitidas en papel, mientras se garanticen ciertos requerimientos (autenticidad de origen, integridad de contenido, legibilidad y accesibilidad). Las medidas técnicas para cumplir estos requisitos varían de un mercado a otro. Por ahora los países soportados por SAP CONCUR son Japón, Francia y España. El soporte a países adicionales para convertir “papel en digital” está en desarrollo por la dirección de producto de SAP Concur.

SAP CONCUR fue reconocido como software de digitalización homologado en junio 2019 (normativa recogida principalmente en el artículo 7 de la Orden EHA 962/2007). Gracias a ello actualmente muchos clientes están implementando SAP CONCUR en España y el resultado está siendo muy positivo. La mayor ventaja detectada es la automatización del proceso de gestión tanto para los administrativos como los usuarios sin tener que almacenar las copias en papel. Además, valoran mucho la reducción de tiempos de gestión, ahorro de costes en material y cumplimiento con la norma ISO 14001 de gestión ambiental.

¿Cómo funciona el proceso de digitalización de facturas?

Una vez entendido que es y antes de tomar la decisión de dicha transformación la mayoría de empresas se plantean: ¿cómo funciona?

1. Captura: Los usuarios agregan los recibos con Cancur Expense o ExpenseIT
2. Confirmación: Se aplican las reglas locales de digitalización (conversión a PDF, metadatos y firma digital)
3. Archivo: La copia digital certificada se ha creado con el sello "certificada" una vez completado el proceso.

El proceso de digitalización automatizado consiste básicamente de tres fases de tratamiento de documento para asegurar la continuidad para que la imagen no pueda ser modificada: captura de la copia digital, conformación de la copia digital a las reglas del mercado (digitalización) y archivo de copia en el sistema.

Para España, la solución garantiza la reproducción completa y exacta de los documentos, detallada a continuación:

• Garantizar que ningún dato se pierda
• Formato PDF o PDF/A-3 (ISO 19005-3)
• El fichero convertido incluye una firma electrónica basado en un certificado electrónico cualificado. El proveedor del certificado debe utilizar una lista de prestadores de servicios de confianza de la UE (EU TSL; EU Trust-Service List).
• Grabar la fecha de creación de la copia electrónica y la identificación del documento y la homologación.
• Registro de las modificaciones hechas al documento posteriores a la conversión
• Cada documento escaneado se debe guardar junto a un registro de datos que contiene todos los campos necesarios para guardar en el libro de logs del IVA.

En conclusión, podemos afirmar que esta transformación favorecerá positivamente a numerosos sectores en su empresa gracias al ahorro de costes, eliminación de errores manuales, comprobación automática de políticas de gastos de empresa y almacenamiento de recibos en papel entre otros.

Desde SEIDOR, te ayudamos a la implementación de SAP CONCUR y la digitalización de facturas en su empresa. Si ya eres usuario de SAP CONCUR el camino es aún más fácil, y desde Seidor te guiamos a realizar satisfactoriamente la transición a esta maravillosa digitalización en tu empresa.