Cómo obtener un inventario de productos con SAP Business One

Qué beneficios aporta obtener un inventario de productos con SAP Business One

Aunque es una obviedad, no podemos dejar de decirlo, para obtener un inventario de productos con SAP, lo primero que debes hacer es activar el módulo homónimo en tu software ERP. De lo contrario, será imposible contar con esa información porque, simplemente, no la podrás registrar.

Una vez que hayas activado el módulo, tienes que saber que existen varias opciones para obtener la información. Si lo que quieres es ser una organización azul y, por lo tanto, mejorar tu competitividad y uso del talento, debes tener estas herramientas.

Por otra parte, debes saber que con este software es posible generar informes en cualquier momento que después podrás descargar. De esta manera, será más fácil realizar tu trabajo diario e intercambiar información con la empresa para tomar decisiones.

Estos son los principales beneficios que conseguirás utilizando el inventario de productos de SAP Business One.

Determinación de las ubicaciones dentro de un almacén

Las ubicaciones dentro de un almacén aportan datos acerca de dónde están determinadas partidas, clasificadas por espacios. Por ejemplo, puedes ver qué artículos hay en la zona de recepción y cuáles están en la zona de almacenamiento propiamente dicha. La posibilidad de generar informes de cada caso facilitará el proceso.

Hay que tener en cuenta que, a efectos prácticos, los almacenes pueden tener distintos lugares. Aunque esto no es patrimonio de todas las empresas, sí es una pauta que se debe conocer.

Opción de gestión de artículos por series/lotes

La gestión de artículos por series o lotes es otra de las posibilidades de conseguir información. En este caso, el inventario se generará por productos, ya sea por series o por lotes. Esta forma de obtener datos es especialmente interesante para las empresas de fabricación e industriales, por el control de la trazabilidad.

Identificar si una serie o lote de productos es defectuosa puede ser vital, en muchos casos. Por lo tanto, la posibilidad de gestionar el inventario de esta manera puede ahorrarnos muchos problemas.

Establecimiento de unidades de medidas

Las unidades de medidas son una forma de clasificar distintos tipos de productos para facilitar la gestión. Por ejemplo, se suelen utilizar los kilogramos y los litros, pero en algunos casos también los metros. Agrupar determinados artículos con este criterio permite generar informes de inventarios sectoriales.

Es indudable que, en función del tipo de empresa, la opción será una u otra. Por lo tanto, es sumamente importante saber cuáles son los distintos aspectos para decidirte.

Clasificación de listas de precios

Lo cierto es que, muchas veces, no se cobra lo mismo a todos los clientes. Hay cuestiones como el volumen de ventas, la fidelización o promociones especiales que nos pueden llevar a aplicar descuentos. Pues bien, la lista de precios es una opción si lo que quieres es clasificar los artículos según los clientes.

Las listas de precios también se podrían aplicar, según el caso, a los proveedores. En consecuencia, esta es una buena manera de controlar los costes de cada partida.

Establecimiento del número de catálogo de interlocutor

El inventario es bidireccional, en relación a que los clientes o proveedores pueden llamar a los artículos de otra manera. Por ese motivo, generar un número de catálogo de interlocutor específico es muy importante como medida conmensurable y que no genera confusión. Esto, a la larga, generará tranquilidad y evitará malentendidos.

Es interesante saber que el número de catálogo introduce objetividad. Por lo tanto, es recomendable que se introduzca esta política de inventario a nivel interno.

Control de entradas y salidas de mercancía

El control de las entradas y salidas de mercancía es sumamente importante. No en vano, sin eso, sería muy difícil trabajar en el día a día. Y, por otra parte, así podrás comprobar si las cuentas cuadran o si, por el contrario, hay algún error. Esta es otra manera de obtener un inventario completo.

El descuadre de los inventarios es uno de los inconvenientes más habituales. Esto es, precisamente, lo que se intenta romper cuando se utiliza un ERP. Por lo tanto, este puede ser un gran aliado para ti.

La cantidad ATP (Avaliable to Promise), la referencia para conocer nuestro stock

Conseguir la cantidad ATP es muy útil porque es la manera de saber cuál es el stock que tenemos, tanto a nivel general como parcial. Para ello, hay que dar una serie de pasos que puedes seguir a través de la interfaz:

En primer lugar, hay que entrar en el módulo inventario, posteriormente en "buscar" y, finalmente, en "datos de inventario". De esta manera, dispondrás de los datos de todos los almacenes de la empresa, indicando el número de unidades en stock, comprometidas, disponibles y solicitadas. Con esta funcionalidad sabrás, no solo lo que tienes, sino lo que vas a vender, lo que hay libre y lo que has pedido.

Esto es muy útil, puesto que obtendrás toda la información centralizada en un tiempo récord. Además, la podrás desglosar en distintas estancias, según las necesidades de tu empresa o preferencias. Este primer nivel te servirá, posteriormente, para entrar en otras áreas específicas y conocer cuáles son las mercancías de las qué dispones.

En la práctica, esta es una forma rápida de acceder a los datos y vale la pena conocerla. Una de las grandes virtudes del software SAP es su capacidad de integración, lo que hace que tardes menos en encontrar lo que necesitas.

Por tanto, obtener un inventario de productos SAP es muy sencillo, siempre que tengas el módulo disponible. Si lo que buscas es mejorar la gestión de tus existencias, controlar la trazabilidad y evitar extravíos o pérdidas de tiempo, trabajar con SEIDOR One es una opción óptima. ¡Contáctanos para conocer cómo SEIDOR One te puede ayudar!