Aprende a usar un cuadro de mando integral con SAP Business One

En los siguientes apartados vamos a explicarte la importancia de los cuadros de mando integrales para la gestión empresarial. Además, analizaremos qué es SAP Business One, un software indispensable que cada vez más PYMES están adoptando para mejorar su competitividad, y cómo su cuadro de mando integral ayuda a controlar con precisión todos los aspectos de un negocio.

Una vez hayamos analizado todo esto, será el momento de descubrir cuáles son las funciones de un cuadro de mando integral en SAP Business One y el funcionamiento de cada una de ellas. Haremos un repaso por los KPI, los objetivos estratégicos, la medición de desempeño y muchas otras de las utilidades que aporta un cuadro de mando integral. Hasta te explicaremos qué pasos seguir para configurarlas.

En definitiva, aquí te explicamos todo acerca del cuadro de mando integral en SAP Business One. ¡No te lo pierdas!

¿Qué es un cuadro de mando integral en un ERP?

Un cuadro de mando integral (CMI) es una herramienta que viene en algunos ERP para mejorar la gestión de los recursos de una empresa. Con el conjunto de funciones que ofrece, los responsables departamentales de un negocio pueden medir y controlar el desempeño de una organización en relación con sus objetivos estratégicos. Con el cuadro de mando integral se obtienen distintas visiones y perspectivas de la empresa, como la financiera, la de clientes, la de procesos internos o la de crecimiento.

En cada una de las secciones se muestra información en forma de indicadores clave de rendimiento. Este concepto es ampliamente conocido en el mundo de los negocios por sus siglas en inglés, KPI (Key Performance Indicator). Gracias a los indicadores clave, es posible conocer el éxito que se ha logrado en cada acción de la empresa.

Si aunamos el concepto “cuadro de mando integral” con “ERP”, un software de gestión de recursos empresariales, se obtiene una interesante combinación. Los datos que aporta el aplicativo se trasladan al cuadro de mando integral y se transforman en información sustancial para el seguimiento y la evaluación de la estrategia. De cada perspectiva o sección es posible extraer gráficos e informes que mejoran la toma de decisiones.

En resumidas cuentas, el cuadro de mando integral en un ERP se ha convertido en una herramienta muy útil para mejorar el rendimiento global de una empresa, lograr una ventaja competitiva en el mercado y explorar nuevos caminos para el crecimiento. Sin embargo, para que sea efectivo, hace falta definir bien cuáles son los KPI y los objetivos que hay que alcanzar. Esta es una cuestión que analizaremos más adelante, así que quédate con nosotros hasta el final.

¿Por qué es importante disponer de esta función?

¿Realmente es tan necesario contar con una función como el cuadro de mando integral? Es evidente que muchas empresas desempeñan su actividad económica sin esta herramienta y sin ni tan siquiera un ERP. Pero aquellas que buscan potenciar su competitividad en el mercado y alcanzar objetivos de rendimiento van a encontrar en los ERP y el cuadro de mando dos aliados indiscutibles.

De hecho, aquí va un listado con las ventajas más notables de integrarlo en una PYME:

• Obtener un seguimiento de la estrategia establecida y de cumplimiento en el desempeño del negocio. Esto permite tener una visión más completa y equilibrada del desempeño de la empresa.
• Simplificar la consulta de la información, facilitando la toma de decisiones. El cuadro de mando integral muestra los datos más relevantes y los presenta de forma clara y concisa. Así es más fácil virar el rumbo del negocio en el menor tiempo posible, si hace falta.
• Detectar oportunidades para perfeccionar los procesos. Cada perspectiva aporta visibilidad a las posibles desviaciones de los objetivos pautados.
• Mejorar el rendimiento en todos los niveles y en todas las unidades organizativas de la compañía, al fomentar el alineamiento de los objetivos, la comunicación y la colaboración entre los diferentes actores involucrados. El cuadro de mando se traduce en una alta productividad.
• Favorecer el diseño, implantación, control y evaluación de nuevas estrategias que fomenten el desarrollo y crecimiento del negocio, al permitir adaptarse a los cambios del entorno y a las necesidades de los clientes.
• Integrar la información de la base de datos del ERP con una estrategia concreta en el cuadro de mando integral. Así se optimiza el uso de los recursos y evita la duplicidad o inconsistencia de los datos.

¿Qué es SAP Business One?

SAP Business One es un ERP. Si no tienes muy claro qué se esconde tras esas siglas, debes saber que provienen del inglés Enterprise Resource Planning. En español entendemos algo así como planificación de recursos empresariales. Por lo tanto, se trata de un software diseñado para que las empresas gestionen, analicen y automaticen su negocio.

Este no es un concepto nuevo. La realidad es que los ERP acompañan a las empresas desde hace décadas. De hecho, una de las empresas desarrolladoras de soluciones de gestión integral, SAP, fue fundada en el año 1972. Con todo, los ERP han evolucionado de tal manera que ahora son capaces de controlar los procesos de diferentes áreas, como finanzas, recursos humanos, fabricación, cadena de suministro, servicios, compras y más.

¿Qué logran las empresas al integrar un software de estas características en su día a día? Pues es bien simple. Con un ERP es posible vincular la información de todos los departamentos, unificándola en una sola base de datos. Con esto se logra facilitar el acceso a los datos en tiempo real para mejorar la eficiencia, la productividad y la toma de decisiones. La optimización de los procesos desemboca en una productividad mejorada, algo que se consigue gracias a la colaboración entre los equipos. También allana el camino hacia la reducción de los costes operativos y el mejor aprovechamiento de los recursos.

SAP Business One es, precisamente, el ERP por excelencia para PYMES. Se adapta a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas con una solución única y asequible para gestionar las pymes, a través de cuadros de mando y aplicaciones muy intuitivas, desde la contabilidad y las finanzas hasta las ventas y las relaciones con los clientes. La versatilidad de esta opción no queda ahí. De hecho, otro punto destacable de este software es que se puede implementar en la nube o en las instalaciones de la empresa.

Dentro de SAP Business One, entre muchas otras cosas, te encontrarás con el cuadro de mando integral, una manera de obtener una visión global del estado del negocio y controlar los aspectos más importantes. De esto ya te hemos hablado al principio de la guía y lo seguiremos haciendo más adelante. Sin embargo, primero conozcamos un poco mejor el ERP de SAP para PYMES.

SAP Business One. Software líder en PYMES

Las cifras no dan lugar a la duda. SAP Business One es el software de gestión empresarial líder en las PYMES. Algunos informes afirman que ya está presente en más de 150 países y que su base de clientes es de 60.000. Sin embargo, hay otros que afirman que esas cifras podrían quedarse cortas.

Sea como fuere, la cuestión es que apostar por SAP Business One no solo quiere decir contar con un cuadro de mando integral solvente, sino obtener las características del líder indiscutible de los ERP para PYMES.

Este hecho no es insustancial o anecdótico. En realidad, escoger una solución que año tras año encabeza la clasificación de los ERP más usados del mundo tiene enormes beneficios, como tener a tu lado una comunidad gigantesca, un potente ecosistema de proveedores certificados y un desarrollo activo con actualizaciones constantes.

Funcionalidades clave para todos los sectores de SAP Business One.

Ya sabes que SAP Business One es el software que han escogido miles y miles de pequeñas y medianas empresas como ERP. Esto ha ayudado a sus propietarios a aumentar la fiabilidad de las operaciones. Ahora bien, es posible que te preguntes qué herramientas aporta un software de gestión tan potente como SAP Business One.

Además del cuadro de mando integral, que es el eje central de esta guía, con la solución de SAP obtienes las siguientes funcionalidades:

• Gestión de compras y distribución. Disfruta de una administración avanzada para controlar todo el proceso de compras y distribución. La herramienta de SAP abarca todo el proceso, desde la creación de pedidos de compra hasta la recepción de mercancías, la gestión de inventarios, la facturación y el pago a proveedores.
• CRM. SAP Business One es un software camaleónico que se adapta a prácticamente cualquier tarea dentro de una empresa. Debes saber que cuenta con una sección CRM que sirve para gestionar todo lo que tiene que ver con los clientes y las ventas. Te ayuda a hacer seguimiento de las oportunidades de negocio, emprender acciones de fidelización o revisar las ventas y los contactos. También facilita el seguimiento del ciclo de vida del cliente desde el primer contacto hasta el servicio posventa y el soporte. Por último, proporciona informes útiles sobre el rendimiento de cada cliente y comercial.
• Finanzas. El ERP de SAP para PYMES cuenta con una sección de contabilidad general. En ella se administran cuestiones fundamentales, tales como presupuestos, tesorería, conciliación bancaria e impuestos. Como sucede con el CRM, adicionalmente proporciona herramientas para el análisis financiero y la generación de informes.
• Producción. Las industrias con una cadena de producción sacan mucho partido a las opciones específicas para ellas de SAP Business One. El ERP resuelve el proceso de fabricación de productos, permitiendo manejar desde la definición de listas de materiales hasta la emisión de órdenes de fabricación, el cálculo de costes y la gestión de recursos.
• Inventarios. Las utilidades para inventarios son muy prácticas en aquellas PYMES donde es necesario almacenar productos o materias primas. ¿Por qué? Principalmente, porque permite gestionar los artículos que se venden, compran e incluyen en inventario, así como sus precios, descuentos, lotes, series y ubicaciones. También cuenta con una función para realizar movimientos de stock, ajustes e inventarios físicos. Todo lo necesario para hacer una gestión de stock eficiente.
• Business Intelligence. La inteligencia de negocio es un concepto cada vez más relevante para los propietarios de una empresa. Se trata de extraer, gracias a los datos que se manejan, informes sobre el negocio mediante herramientas analíticas integradas. SAP Business One es capaz de generar análisis, gráficos y hojas de Microsoft Excel. Así, es mucho más sencillo verificar cómo están funcionando los distintos departamentos y obtener avisos en tiempo real sobre su desempeño.

Todas estas herramientas integradas se adaptan a cualquier tipo de negocio, sin importar el sector o la estructura empresarial que haya detrás.

¿Cómo funciona el cuadro de mando integral en SAP Business One?

Hasta aquí, hemos analizado todas las cuestiones relacionadas con el cuadro de mando integral, los ERP y SAP Business One. Con todas estas explicaciones sobre la mesa, es momento de responder una cuestión fundamental. ¿Cómo funciona el cuadro de mando integral de SAP Business One?

Tener claras cuáles son las características principales de esta herramienta te ayuda a tener una visión clara de cómo podría integrarse en tu empresa para mejorar la eficiencia y competitividad del negocio. Estos son los elementos más destacables de un cuadro de mando integral:

• Indicadores clave de rendimiento (KPI)
• Objetivos estratégicos
• Planes de acción
• Medición del desempeño

Ahora veamos sus principales funcionalidades:

Tableros predefinidos

Los tableros predefinidos de SAP Business One permiten crear un cuadro de mando integral completamente personalizado sin tener conocimientos avanzados de programación. Como consecuencia, la información se muestra gracias a diversos formatos, como tablas, diagramas, mapas o gráficos. Además del propio ERP, también es posible importar datos desde otras plataformas gracias a las integraciones.

Monitorizar los resultados

Tener una perspectiva global sobre cómo marchan las cosas en tu empresa es posible gracias al CMI. SAP Business One y su cuadro de mando digieren y transforman grandes cantidades de datos para mostrar información accesible que ayuda a cumplir con los objetivos marcados.

Localizar datos

Otro aspecto del funcionamiento del CMI de SAP Business One es su potente motor de búsqueda. Gracias al uso de palabras clave es muy sencillo localizar los datos más imprescindibles en cada momento.

Comunicación entre departamentos

Facilitar la comunicación y la coordinación entre los departamentos es otro de los puntos fuertes de SAP Business One. Su cuadro de mando integral está disponible para aquellos empleados autorizados. Esto les permite desarrollar sus tareas de forma rápida y acertada. Y cómo todo queda bajo el paraguas el ERP, las distintas secciones de la empresa colaboran entre ellas, manejando la misma base de datos.

Adaptarse al mercado

Es evidente que lo mencionado anteriormente tiene un efecto muy positivo en el rendimiento del negocio. Este se vuelve más rentable porque los procesos se ejecutan de forma productiva y eficiente. Además, propicia que la PYME sea competitiva en el mercado y logre las metas establecidas con celeridad.

Cómo configurar el cuadro de mando integral en SAP Business One paso a paso

El último apartado de esta guía en profundidad sobre el cuadro de mando integral de SAP Business One se lo dedicamos al proceso de configuración. ¿Es complicado configurar los distintos KPI en el cuadro de mando? ¿Qué información podrás visualizar? ¿En qué dispositivos está disponible el CMI de SAP Business One?

Resolvamos todas estas cuestiones a continuación.

Sección de widgets

El cuadro de mando de SAP Business One está formado por widgets. Es en esta sección de la configuración donde encontrarás los distintos módulos que puedes agregar a la pantalla principal del ERP.

¿Cómo funcionan los widgets? Por decirlo así, son pequeñas aplicaciones que muestran información dinámica o permiten ejecutar acciones. Por ejemplo, configura un widget si quieres conocer el estado de tus oportunidades de venta o consultar el estado del proceso de fabricación de un producto.

Crear cuadros de mando personalizados

Cuando te dispongas a crear un cuadro de mando personalizado, podrás agregar los indicadores de rendimiento más convenientes. Toda la información que aparece en el CMI proviene de los módulos de SAP Business One. Estos se clasifican en las siguientes categorías:

• Gestión. Información relacionada con los parámetros del sistema, como la importación de datos o los tipos de cambio de moneda.
• Finanzas. Incluye los datos relacionados con la contabilidad, los informes y los presupuestos, entre otros. Además, muestran los gastos de la empresa en tiempo real.
• Oportunidades de ventas. Administración de las oportunidades de venta y el análisis de estas. Indica cuáles son la previsión de oportunidades ganadas y una visualización dinámica de las etapas de venta.
• Ventas y compras. Incluye los apartados relacionados con la emisión de facturas, las transacciones para adquirir materias primas, reclamación de impagos y mucho más.
• Gestión de bancos. Permite conciliar las cuentas bancarias de la empresa con el ERP para automatizar procesos como los pagos a proveedores y mucho más.
• Recursos humanos. El ERP también cuenta con una sección dedicada a la gestión de los empleados y las contrataciones en los distintos departamentos.

Tomando como punto de partida estos y otros módulos de SAP, es posible agregar widgets a un cuadro de mando que incluya la siguiente información:

• Beneficios brutos.
• Margen de beneficios.
• Flujo de caja.
• Artículos más vendidos.
• Pedidos pendientes.
• Clientes con mayores ingresos.

Al hacer clic en cada perspectiva, se ofrece más información. El contenido del cuadro de mando se actualiza en tiempo real.

Acceso desde todos los dispositivos

Los cuadros de mando integrales de SAP Business One están disponibles en todos los dispositivos. Hay diferentes maneras de acceder a ellos, haciendo de esta solución una de las más versátiles para gestionar la empresa:

• Cliente web. Funciona completamente con los estándares actuales como HTML5, es compatible con cualquier navegador moderno. No es necesario instalar nada, ni en el móvil ni en el PC.
• Aplicaciones móviles. Las aplicaciones de SAP Business One son una solución para consultar los cuadros de mando desde el teléfono. La compañía ha lanzado sus clientes en forma de aplicación tanto en Android como iOS. La experiencia está optimizada para paneles táctiles y proporciona una conexión segura al servidor.
• Equipos de escritorio. La última posibilidad, como no podía ser de otro modo, es acceder a todos los datos de la empresa desde un PC o Mac. Esta es la versión del software más completa y fácil de utilizar debido al mayor tamaño de la pantalla.

Toda la potencia de SAP Business One en tu negocio con SEIDOR

Si has llegado hasta aquí, significa que el cuadro de mando integral de SAP Business One te resulta muy atractivo. Como has podido comprobar, esta función es tan solo la punta del iceberg. En realidad, la solución de SAP es una suite completa para manejar las operaciones de tu PYME.

Es posible que ya dispongas de este software en tu empresa y no le estés sacando el máximo partido. También cabe la posibilidad de que tu negocio todavía no disfrute de los en materia de productividad y eficiencia. En ambos casos, ¿qué deberías hacer?

Nuestra recomendación es llana y sencilla: busca un socio fiable, especialista en la plataforma SAP. Aunque el funcionamiento de este ERP es simple de cara al usuario, no olvides que su implementación en cada empresa es una cuestión delicada que debe ejecutarse con la mayor destreza. Es crucial que SAP Business One y su cuadro de mando integral se adapten a la perfección a tu organización.

En SEIDOR llevamos décadas ayudando a las empresas a implementar, adaptar y exprimir herramientas como las que hemos mencionado en esta publicación. La experiencia en el sector y el trabajo bien hecho nos avalan. Contacta ahora con nosotros para comenzar a disfrutar de la mejor integración de SAP Business One, el cuadro de mando integral y el resto de sus herramientas en tu negocio. ¡Lleva tu negocio al siguiente nivel!