¿Qué es Salesforce CPQ? Características y ventajas.

Imaginemos que un representante de ventas tiene que hacer un presupuesto de 20 smartphones que dependiendo del color y la capacidad tienen diferentes precios. Además, si añade cinco smartphones más el cliente puede obtener un descuento por volumen y acaba siendo más rentable. Adicionalmente, el presupuesto también debe contener un seguro con una tarifa mensual y una duración total de dos años. Por otro lado, este cliente en concreto tiene negociados unos descuentos sobre la tarifa base. ¿Cómo hacer este presupuesto sin cometer errores?

¿Qué es Salesforce CPQ?

Salesforce CPQ es la herramienta para realizar este tipo de presupuestos complejos y conseguir que acaben siendo una venta. Los presupuestos generados por Salesforce CPQ están automatizados de acuerdo a un conjunto preprogramado de reglas, lo que garantiza una fijación de precios sin errores que tiene en cuenta las cantidades, descuentos, personalizaciones, características opcionales de los productos, múltiples tipos de ingresos e incompatibilidades.

Las siglas CPQ en inglés hacen referencia a las tres principales funcionalidades del software:

• Configure: la configuración productos y servicios dependiendo de sus características
• Price: el cálculo de precios a partir de precios base con sus respectivos descuentos
• Quote: la generación de presupuestos a partir de los datos obtenidos de las etapas anteriores

Salesforce CPQ, líder en el Cuadrante Mágico de Gartner

Por tercer año consecutivo, Salesforce fue nombrado líder en el Cuadrante Mágico de Gartner para las aplicaciones de CPQ. Este informe de Gartner destaca el liderazgo de Salesforce CPQ en el mercado, ya que es el producto más frecuentemente seleccionado por los clientes y tiene la mayor cantidad de clientes en producción. Por otro lado, destaca por sus actualizaciones automáticas. El pasado año, el equipo de aplicación de CPQ de Salesforce pasó del estado de paquete administrado a una aplicación de plataforma integrada. Esto ha permitido un proceso de actualización estandarizado con todos los clientes de Salesforce CPQ actualizando cada nueva versión al mismo tiempo. Las actualizaciones ahora están alineadas con la misma cadencia que Sales Cloud.

Características y ventajas

Configuración de productos

Salesforce CPQ permite la configuración de diferentes tipologías de productos. Por ejemplo, los paquetes de productos, que son una serie de productos que normalmente se venden en conjunto. O productos multidimensionales, que permiten crear líneas de pedido por bloques de tiempo (meses, años…) con cantidades y descuentos separados entre sí.

Adicionalmente, se pueden utilizar reglas de productos para así evitar que los representantes de ventas incluyan productos incompatibles en el presupuesto. Estas reglas también pueden facilitar la inclusión de propuestas de Cross-selling y Up-selling.

Fijación de precios

Salesforce CPQ ofrece diferentes opciones avanzadas para la fijación de precios. Te permite manejar precios en diferentes escenarios como precios por bloques, precios basados en coste y margen, precios pre-acordados individualmente para cada cliente, descuentos por volúmen… Configurando estas automatizaciones se consiguen precios precisos y optimizados.

Generación de presupuestos

Salesforce CPQ incluye un generador de documentos integrado que permite crear plantillas de presupuestos para predefinir diferentes secciones, encabezados, pie de página y términos y condiciones. Además, a nivel de línea de producto permite ocultar o mostrar diferentes campos como por ejemplo el descuento por línea o el precio de lista. Esto permite la creación automática de documentos altamente profesionales que concuerdan con la estrategia de marca de la compañía.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de presupuesto generado desde una plantilla. Este documento contiene una lista de productos y servicios presupuestados [1] y los precios y descuentos aplicados a dichos elementos [2]. Si los precios y descuentos incluyen totales y subtotales, se muestran en un resumen debajo de las líneas de producto [3]. En la segunda página, el presupuesto muestra los términos y condiciones [4]. Finalmente, se incluye el bloque correspondiente para la firma del cliente [5].

Otras funcionalidades

Venta guiada

Otra funcionalidad que mejora la productividad de los representantes de venta es la venta guiada. Esta funcionalidad permite configurar reglas para que mediante una serie de preguntas, dependiendo de las respuestas del representante de ventas, se muestran una serie de productos u otros.

Generación automática de renovaciones

Para los productos de suscripción se pueden generar automáticamente oportunidades de renovación y presupuestos antes de que finalice el contrato con el cliente. Así se pueden impulsar venta futuras y una proyección precisa para el seguimiento del equipo de ventas. La oportunidad de renovación contiene todos los artículos de suscripción con cantidades del contrato existente y permite añadir nuevos productos.

Salesforce Billing

Salesforce billing es un paquete complementario para Salesforce CPQ. Después de que un representante de ventas finaliza un presupuesto y hace el pedido, Salesforce Billing permite extraer los datos de facturación, el pago y la contabilidad de ingresos utilizando registro del pedido generado por CPQ.

Permite automatizar los pagos de los clientes y procesarlos manualmente o a través de un sistema externo de pagos. También puede registrar todos sus datos transaccionales en libros de finanzas y períodos financieros, luego asignar esos datos a un sistema de contabilidad externo o ERP. Adicionalmente, a través de informes de reconocimiento de ingresos permite contabilizar los ingresos de un producto que proporciona a un cliente.

¿Qué licencia de CPQ necesito? y ¿Cuánto cuesta CPQ?

Salesforce CPQ está disponible en cuatro ediciones:

• CPQ: es el plan básico, cuesta 75€ al mes por usuario, e incluye todas las características básicas para la configuración de productos, fijación de precios, creación de presupuestos, catálogo de productos y lista de precios mejorados.
• CPQ+: es el siguiente plan más avanzado, cuesta 150€ al mes por usuario y sus funcionalidades extra son: la gestión avanzada de pedidos y aprobaciones y los precios basados en el uso.
• CPQ & Billing Growth: esta edición combina las funcionalidades CPQ con la solución de facturación de Salesforce permitiendo unificar ventas con finanzas. Incluye programas de facturación e ingresos para automatizar los procesos posteriores a la cotización y crear una factura unificada. El precio de esta edición depende de las necesidades de la compañía.
• CPQ+ with Billing: esta edición contiene funcionalidades adicionales como la gestión de transacciones de ingresos complejas y pagos y asignaciones automatizadas, que reducen el tiempo de procesamiento manual agilizando los pagos electrónicos mediante tarjeta de crédito. El precio de esta edición depende de las necesidades de la compañía.

Formación Trailhead y Certificación

En Trailhead, la plataforma de aprendizaje de Salesforce, existen varios módulos donde se puede profundizar en las funcionalidades de CPQ con ejercicios prácticos. Un buen punto de partida puede ser completar el módulo “Fundamentos de Salesforce CPQ” y la ruta “Learn Salesforce CPQ Admin Fundamentals” que incluye los módulos de las funcionalidades más importantes.

Por otro lado, Salesforce tiene una certificación específica llamada CPQ Specialist donde se mide el conocimiento y las habilidades en relación a las siguientes áreas: la plataforma CPQ, la configuración de paquetes, la configuración de precios (precios por bloques, descuentos programados, precios de subscripción…), plantillas de presupuestos, selección de productos, pedidos, contratos, enmiendas, renovaciones y aprobaciones avanzadas.

Casos de éxito

Hay muchos ejemplos de empresas que han adoptado la solución de Salesforce CPQ. Un ejemplo de ello es la compañía de software Cloudera que ha aprovechado el potencial de Salesforce CPQ para automatizar sus procesos de preventa y así crear presupuestos más rápido y con menos errores. Antes de usar Salesforce CPQ todas sus operaciones eran manuales y en consecuencia la gestión de los presupuestos era compleja y poco estandarizada.

Además, Cloudera destaca el hecho de que esté construido directamente sobre la plataforma de Salesforce, por ello, su adopción entre los representantes de venta ha sido muy sencilla.

Conclusión: ¿Es suficiente con las oportunidades estándar de Sales Cloud?

En escenarios sencillos en los que no hay muchas opciones en la configuración de productos y combinaciones de precios puede ser suficiente la creación de presupuestos con las oportunidades estándar de Sales Cloud o mediante herramientas como Word o Excel.

Sin embargo, cuando la combinatoria de características de productos y servicios se dispara, existe un alto riesgo de cometer errores si no se dispone de las herramientas orientadas a cubrir este tipo de necesidades.

Salesforce CPQ ayuda a las empresas a vender productos y servicios de naturaleza compleja, que requieren de una cierta personalización. Una vez configurado el producto, proporciona el precio preciso al instante teniendo en cuenta las reglas de precios y descuentos para cada cliente, lo que ayuda a impulsar las ventas.