¿Qué nos depara la facturación electrónica en España?

Esta nueva legislación conlleva cambios que afectan al proceso de facturación de las empresas y los autónomos. Principalmente establecerá la obligación de realizar facturación electrónica entre todas las empresas.

Tras la lectura del Artículo 12, se plantean varias dudas acerca de las obligaciones que deberemos cumplir con la nueva regulación de la facturación, y sobre todo cómo ponerla en marcha.

Para aclarar las dudas planteadas, debemos esperar a la publicación completa de esta Ley prevista para finales del Q1/2023. En ese momento, se proporcionará el detalle técnico a seguir. Otro plazo relevante es el inicio de la obligatoriedad de la facturación electrónica en España, que será para finales Q1/2024, únicamente para aquellas empresas que facturen más de 8 millones. En 2025 la obligatoriedad será para el resto de compañías.

Motivo del cambio

La motivación e intenciones para desarrollar esta nueva Ley, por parte del Ministerio de Hacienda, son la búsqueda de la eficiencia y transparencia. Es de todos conocido que digitalizar el proceso de facturación mejora la eficiencia, aportando valor añadido a todos los sectores de la economía. En segundo lugar, busca mayor transparencia para el cumplimiento de la Ley de morosidad, cuyo objeto es combatir la morosidad y prevenir abusos en la fijación de los plazos de pago. Aunque esta Ley está vigente desde hace más de 10 años, no es de cumplimiento generalizado y por tanto se buscan medidas para facilitar su aplicación.

Por tanto, la implantación del nuevo reglamento permitirá automatizar el intercambio electrónico de facturas entre empresas, dar visibilidad a los plazos de pago, disponer de trazabilidad y transparencia para validar el cumplimiento de la normativa actual de morosidad.

Puntos que ya podemos tener en cuenta

En España ya se dispone de un proceso de facturación electrónica con la Administración Pública. Este proceso se basa en el formato de factura FacturaE 3.2.x y la entrega de facturas telemáticas en un punto general de entrada llamado FACE.

Podríamos pensar que el nuevo proceso de facturación para el sector privado fuera un proceso igual o similar, sin embargo, ya nos han avanzado que no se seguirá este modelo.

Por otro lado, actualmente, la factura en formato “pdf” es aceptada como factura original, y por tanto al ser un documento “digital”, éste se podría llegar a considerar como factura electrónica, sin embargo, otro punto que ha sido avanzado es que la factura electrónica deberá ser un documento electrónico estructurado, y por tanto el documento electrónico similar al papel no será aceptado como factura electrónica.

Muchos otros países, dentro y fuera de la Unión Europea, ya disponen de facturación electrónica, y otros tantos están inmersos en su implantación. Existen varios modelos de despliegue posible, en el caso de España, se utilizará la sinergia de la actual red de proveedores de intercambio electrónico de documentos. De este modo, se busca proporcionar con la suma de todas las infraestructuras la interoperabilidad necesaria para el intercambio de facturas B2B en España.

El principal motivo de esta decisión es poder conservar la facturación electrónica vigente en el sector privado que opera actualmente a través de estas redes, como en los sectores de automoción o distribución, entre otros. Esto nos lleva a interpretar que, igual que ahora se permite, con la nueva Ley existirá más de un formato de factura electrónica.

Como nos debemos preparar para la facturación electrónica

Todavía hay muchas cosas por definir, y debemos esperar a la liberación del reglamento a finales del Q1/2023 de la nueva Ley. Este reglamento especificará como compartir la información del estado de la factura, además de: quién deberá resolver la identificación de los destinatarios, cómo se gestionarán los anexos y quiénes serán los responsables de mapear al formato de factura entre el emisor y receptor, entre muchos otros puntos.

De lo que sí que podemos estar seguros es que se nos exigirá un formato estructurado, y podemos preparar nuestro sistema ERP en la emisión de un formato reconocido y que fácilmente podamos mapear a otros formatos del mercado.

Un gran olvidado a tener en consideración con el cambio por la nueva Ley es la recepción de facturas, donde realmente podemos conseguir una mejora en la productividad.

La obligatoriedad para la mayor parte de empresas de facturar mediante documentos estructurados proporciona una oportunidad de implementar la automatización del proceso de recepción de facturas de forma más simple.

Para ello, deberemos preparar nuestros sistemas informáticos con el tratamiento y la contabilización automática de las facturas electrónicas, agilizar el tratamiento de incidentes en factura, digitalizar el proceso de aprobación interno con el fin de conseguir un proceso de entrada más rápido y menor esfuerzo de tratamiento.

SEIDOR dispone en la solución e-Invoicing for SAP by SEIDOR, todo lo necesario para cumplir con las buenas prácticas y normativa vigente, y tiene previsto incluir las especificaciones necesarias para cumplir con las futuras, de manera sencilla y segura directamente desde un sistema SAP.

En conclusión, nos encontramos delante de un cambio relevante en el tratamiento de la facturación B2B, el cual afectará a medio plazo a la mayoría de las empresas en las que actualmente tenemos relación, es por eso por lo que debemos estar atentos a la información que se irá liberando este año y planificar los cambios necesarios para llegar a tiempo a los plazos convenidos.