El éxito en la gestión del cambio en un proyecto de digitalización

Al igual que en la mayoría de los proyectos tecnológicos dentro de una organización, podemos dividir esto en dos etapas: el desarrollo del proyecto y la implementación de la plataforma con su impacto en la organización. Aquí, presentamos las principales recomendaciones para abordar la gestión del cambio de manera eficiente. También encontrarás consejos para introducir nuevas herramientas digitales de forma rápida y sin afectaciones en los procesos actuales de tu negocio.

Una nueva estrategia digital

Todas las empresas deben establecer sus objetivos finales para su estrategia digital. Para algunas, esto puede ser algo temporal y táctico, como crear nuevos canales de venta debido a la situación actual. Para la mayoría, será una estrategia más profunda, buscando una unificación de canales en el futuro y de esta manera lograr la omnicanalidad. Evidentemente, esto se puede abordar desde distintos puntos de vista. En cualquier caso, siempre habrá límites en cuanto a presupuesto y tiempo.

En SEIDOR, aconsejamos aplicar lo que llamamos el Producto mínimo viable, incluso en la parte organizativa. Esto significa no solo lanzar una plataforma con las funciones básicas que brinden valor rápidamente, sino hacerlo de manera efectiva. Dicho de otro modo: no se trata solo de implementar rápidamente (quick-win). Más bien, nos referimos a adaptar los procesos de manera ágil y eficiente (lean management), haciendo que funcionen desde el primer día. Esto es crucial en la gestión del cambio.

Criterios de inicio que hay que establecer

La organización debe evaluar si puede manejar los nuevos procesos del canal digital. En la estrategia del proyecto, se deben identificar conceptos básicos como Factores clave de éxito. Esta expresión hace referencia a los resultados deseados del proyecto de transformación (por ejemplo, aumentar ventas, lograr mayor lealtad de los clientes, reducir costos en atención al cliente, etc.) y cómo mediremos si se logran.

También es importante considerar cómo estos cambios afectarán a los procesos actuales de la empresa para evitar sobrecargar a los equipos actuales. Por ejemplo, los responsables de productos y catálogos deberían poder adaptarse al nuevo canal digital sin dificultades excesivas.

No debemos olvidar el costo en términos de organización, además del coste tecnológico, que incluye la plataforma y los servicios de implementación. Este costo organizativo no solo se refiere al tiempo necesario para establecer el nuevo canal, sino también al costo de oportunidad de dejar de lado las tareas habituales del día a día.

Las claves para un MVP organizativo

Cuando se introducen nuevos canales en una organización y estos cambian la forma en que se trabaja, es crucial manejar bien el proceso de adaptación. Esto es aún más relevante si se hacen cambios grandes en nuestra empresa. Con todo, se hace indispensable encontrar un equilibrio, ya que pasar demasiado tiempo analizando puede ir en contra del objetivo de obtener resultados rápidos. Es decir, se busca un lanzamiento temprano con el menor impacto y coste organizativo.

Con respecto a esto, aquí van algunas claves:

• La externalización. A veces, cuando se intenta una gestión del cambio profunda para adoptar nuevos métodos y herramientas, se puede caer en la “parálisis por análisis”. Aquí es donde una consultora con experiencia puede ayudar. Este tipo de compañías facilitan a las empresas adaptar su organización para aprovechar las herramientas elegidas, en lugar de intentar hacer que las herramientas se ajusten a cómo hacemos las cosas actualmente. No hay que olvidar que la respuesta más inmediata es que los procesos partícipes del MVP serán los que menor impacto organizativo requieren.
• Cuenta con el equipo necesario. También es necesario involucrar a las personas clave desde el principio, especialmente aquellas que se verán más afectadas por los cambios. Esto debería empezar desde el diseño y continuar durante las pruebas y validaciones. Estas personas clave ayudarán a definir cómo usaremos las herramientas y qué necesitamos para asegurarnos de que todo funcione correctamente. Esto también ayudará a que todos los equipos acepten los cambios y se preparen para trabajar de manera diferente.
• La elección correcta de las nuevas herramientas. Tanto la participación de los empleados como el diseño adecuado de las soluciones son esenciales. Cuando adoptamos nuevos canales digitales, nuestros empleados deben aprender a utilizarlos correctamente y adaptar sus formas de trabajo antiguas. Las soluciones digitales deben ser diseñadas de manera que los empleados las encuentren naturales y fáciles de usar. Esto también afecta la experiencia del empleado, que es similar a la experiencia del cliente.
  

¿Cómo afrontar la gestión del cambio en un proceso de digitalización?

Desde SEIDOR, recomendamos encarecidamente subcontratar muchos de estos procesos digitales, al menos al principio, cuando se pone en marcha la transformación. No hay que olvidar que la gestión del cambio en proyectos digitales es compleja. Si bien es cierto que hay trabajos que son difíciles de reemplazar, como aquellos que implican tratar directamente con los clientes, hay otras tareas que sí se pueden delegar con facilidad a una agencia o implementador.

Hablamos de procesos relacionados con la gestión de catálogos y productos en línea, estrategias comerciales, seguimiento de la logística, coordinación de equipos, control financiero, sistemas de pago, marketing digital y diseño gráfico, entre otros. Externalizar tareas de esta clase es muy beneficioso. La mayor ventaja de esto es que no hace falta aprender todo desde cero para sacar el máximo provecho de las herramientas.

Además, al externalizar estos procesos, se puede supervisar un equipo temporal proporcionado por el proveedor, y al mismo tiempo, delegar en él las tareas más repetitivas. Durante este proceso, el propio equipo de la empresa aprende de los expertos sin detener el trabajo en las primeras etapas. Mientras otra entidad maneja nuestra nueva plataforma, nosotros podemos seguir definiendo cómo cambiarán nuestros roles internos y qué nuevos puestos serán necesarios para que todo funcione de manera fluida.

La duración de la externalización

Hemos hablado sobre lo que es importante para que un proyecto funcione y cómo saber si va por buen camino. Para entender bien un proyecto de cambio determinante, necesitamos tener un buen sistema de control, informes y análisis constantes. Esto nos ayuda a medir cómo van las cosas y nos da una idea de cómo podrían mejorar. Cuando se tiene una estrategia transformacional ya se ha decidido a dónde queremos llegar. Sin embargo, el camino para llegar allí tendrá diferentes etapas, dependiendo de las decisiones que tomemos y de lo que piensen nuestros clientes y empleados sobre las nuevas ideas.

Alcanzar la madurez tomará tiempo, especialmente si estamos haciendo muchos cambios y si son cambios de calado. Pero una vez que las diferentes partes de la empresa estén trabajando bien juntas, se puede dejar de depender tanto de la ayuda externa para ciertos procesos. Más bien, estos procedimientos se pueden integrar y ejecutar desde la propia empresa. Por el contrario, es posible que, por distintos motivos, como un coste inferior, la colaboración externa se mantenga a largo plazo.

SEIDOR, tu socio fiable para la gestión del cambio

Somos un equipo que sabe cómo lidiar con diferentes situaciones, como las que se mencionan en este artículo. Ambas compañías son especialistas en la gestión del cambio y la externalización de procesos. Juntos, ofrecemos servicios que incluyen ayuda para hacer grandes cambios en una empresa, ayudar a que la empresa se adapte a esos cambios, supervisar el proceso y hacer que ciertos trabajos se hagan por personas fuera de la empresa, como en agencias.

Esto también puede incluir trabajar en plataformas digitales. Pueden hacer esto usando herramientas que ya tienen o usando herramientas de otras empresas. También pueden ayudar con la estrategia y el plan para promocionar cosas en línea. Además, estos servicios pueden ser por un período largo o corto, dependiendo de lo que la empresa necesite y quiera hacer. ¡Contacta ahora con nosotros!