6 consejos para la introducción del E-learning en tu empresa

Estableciendo el eLearning: Clave para una cultura corporativa digital

El eLearning enriquece nuestro mundo laboral en la era digital, ¡sin duda! Pero, ¿cómo se las arregla para convencer a las personas más escépticas y establecer el aprendizaje digital como parte integral de la cultura corporativa?

Hasta un 77% de las empresas americanas ya usaban servicios de eLearning en 2017. Esto significa que lograron un 218% más de ingresos por empleado y un 24% más de márgenes de beneficio, según una encuesta de la Sociedad Americana de Capacitación y Desarrollo.

Ante todo, los cursos en línea simplifican el acceso a los programas de formación continua y permiten seguir formándose en un entorno profesional repleto, por nombrar sólo dos de las muchas ventajas para los empleados.

Además de la creación del programa de eLearning real, la introducción de la transferencia de conocimiento digital en su empresa representa otro gran desafío y éste no debe ser subestimado de ninguna manera. En última instancia, su enfoque determinará cuán bien su oferta de eLearning es aceptada por la fuerza de trabajo.

Volvamos al tema. Sin embargo, antes de comunicar el cambio a la fuerza de trabajo y querer avanzar activamente con el establecimiento del programa de e-Learning, debe empezar por ti mismo/a. Esto significa: aclarar las condiciones marco y fijar el rumbo.

Consideraciones estratégicas importantes a tener en cuenta

Un cambio a eLearning no es una operación táctica. Necesitas tiempo y una estrategia. Además, no todos perciben siempre el cambio como algo positivo. Siendo realistas, te encontrarás con algunas complicaciones en este proyecto. Sin embargo, puedes minimizarlas con preparación. Ten en cuenta que:

• El esfuerzo planificado reduce los costes
• Los resultados del aprendizaje son escalables sin necesidad de grandes inversiones
• La nueva forma de aprendizaje puede ser fácilmente integrada en la vieja cultura del aprendizaje

A continuación enumeramos 6 consejos para introducir eLearning en tu empresa:

1. Realizar una evaluación de las necesidades

En este primer paso, se comprueban los motivos para introducir un programa de eLearning. Por otra parte, se compara el estado real y el estado objetivo. Las siguientes preguntas pueden ayudarte a hacerlo. Una vez que hayas aclarado las preguntas, no olvides organizar los recursos en consecuencia.

Lista de preguntas recomendadas:

• ¿Qué objetivos persigues con el programa de eLearning?
• ¿A qué gastos adicionales de personal y requisitos técnicos te enfrentas?
• ¿Quién asume qué papel en el proceso de aprendizaje?
• ¿Qué contenidos o qué conocimientos deben ser transmitidos?
• ¿Qué grupos de empleados deben ser entrenados en qué temas?
• ¿Existe ya material de enseñanza o tiene que ser diseñado, en este último caso, ¿sería diseñado internamente o con la ayuda de proveedores de servicios externos?

2. Entrevistar a los empleados

Como en todas partes en la comercialización, el enfoque del desarrollo de productos y la experiencia del cliente está en el grupo objetivo. Los empleados deben permitirle participar en el proceso de desarrollo de su programa de eLearning.

Procedimiento recomendado:

• Entrevistar a los empleados en diferentes posiciones y departamentos: ¿Cuáles son sus críticas y temores? ¿Cómo imaginan una experiencia de eLearning óptima? ¿Cuáles son sus requisitos?
• Habla con los instructores y los gerentes de capacitación. Su opinión te ayudará a obtener una perspectiva completamente diferente.
• Llevar a cabo un primer proyecto piloto con un pequeño grupo de aprendizaje. Identificar los obstáculos y optimizar la experiencia de aprendizaje.

3. Definir la estrategia de aplicación

Los objetivos formulados en el número 1 proporcionan un punto de referencia. Su principal tarea es hacer que el eLearning sea conocido y, en el mejor de los casos, popular en su empresa. Esto requiere una estrategia de comunicación uniforme y el apoyo de todas las personas responsables, así como de la dirección de la empresa.

Medidas recomendadas:

• Formulación de una estrategia y una directriz de comunicación
• Planificar medidas concretas para la comunicación interna
• Crear material de información y promoción
• Organizar eventos: Eventos informativos, seminarios web sobre el tema "¿Qué es el eLearning?", panel de discusión "¿Cuáles son los beneficios del eLearning?”
• Usar todos los canales internos de marketing (por ejemplo, intranet, medios sociales, boletín de la empresa, etc.)

4. Eliminar la duda

A las noticias falsas les gusta propagarse como un incendio forestal. Diríjete contra él a tiempo. Por ejemplo, si circulan informaciones o suposiciones falsas. La solución: comunicación transparente para crear confianza.

La gente considera sagrados sus datos personales. Quieren saber qué pasa con ellos. Sea comprensivo e informe a sus empleados a fondo:

• ¿Se recogen datos personales? Si es así, ¿cuál?
• ¿Se hace un seguimiento del progreso del aprendizaje y se envían muestras de los resultados de los trabajos o exámenes a los superiores y/o al departamento de personal?
• ¿Con qué propósito se procesan o pueden verse los datos?

5. Motivar

Algunos colegas se preguntarán: “¿Por qué debería tomar cursos en línea ahora? ¿Cuál es el beneficio para mí?". Comunicar simplemente las ventajas del eLearning no es suficiente aquí. Deben crear incentivos y transmitir el contenido del aprendizaje de manera práctica.

Puedes motivar introduciendo un sistema de recompensas, por ejemplo. Todos los que han completado un curso reciben un certificado. También puede distribuir premios y puntos de bonificación a las personas que obtengan los mejores resultados o que hayan completado un número particularmente grande de cursos. ¡Sea creativo! No hay límites.

También podemos dar a los empleados/as más libertad en lo que quieren aprender. Además de los cursos fijos, pueden, por ejemplo, decidir por sí mismos cuáles quieren tomar. El autocontrol es un motivador valioso y efectivo.

En este contexto, el material de aprendizaje no siempre tiene que ser determinado por ti o por terceros. Por ejemplo, permitir que los empleados creen su propio material de aprendizaje y vídeos explicativos en su campo de especialización y los compartan con sus compañeros/as de trabajo. Todo esto podría ponerse a disposición del personal en una biblioteca en línea, una especie de centro de conocimiento.

6. Crear aceptación

Varios factores influyen en la aceptación que se puede crear cuando se introduce el eLearning.

- Factores sociales:

Para muchas personas, la mayor ventaja del aprendizaje digital es que son independientes del tiempo y el lugar. Sin embargo, este aspecto trae consigo inmediatamente una desventaja: La falta de contacto con personas y profesores/as de ideas afines.

Ejemplos de medidas:

• Establecer grupos de aprendizaje digital en los que los participantes en los cursos pueden intercambiarse y apoyarse mutuamente
• Animar a los profesores/as a participar en la conversación y a estar disponibles para preguntas
• Permitir el intercambio en tiempo real a través de chats, foros y videoconferencias

- Factores cognitivos:

Algunos empleados/as aportan más conocimientos previos que otros, ya sea por su formación o por su trabajo. Por supuesto, les resulta más fácil ponerse al día. Los millenials, como nativos digitales, por ejemplo, serán capaces de manejar el nuevo sistema mucho más rápido.

Se pueden hacer algunas cosas para asegurar que las personas menos experimentadas puedan ponerse al día rápidamente. El diseño intuitivo de la plataforma de aprendizaje y el suministro de contenido de alta calidad deberían ser algo natural. La atención se centra claramente en la facilidad de uso, que puede optimizarse mediante los siguientes puntos.

Ejemplos de medidas:

• Ofrecer cursos intensivos sobre cómo usar el software antes de que empiece el curso
• Preparar los cursos de prueba
• Repartir un kit de inicio: Manual, auriculares y otros consejos

- Factores motivacionales-emocionales:

El escepticismo o el rechazo de ciertas cosas, en su mayoría están basados en la ignorancia. Esto significa que cuando las personas se oponen a algo o a alguien, a menudo es porque no entienden el tema o la situación. Así que en este caso, es recomendable educar a la gente y empezar con una comunicación transparente. Aquí también encaja lo comentado en la sección de arriba "Eliminiar la duda".

- Marco organizativo:

Si a los cargos superiores no les gusta ver eLearning durante las horas de trabajo o son generalmente escépticos sobre el tema, entonces los/as empleados/as mantendrán sus manos fuera de él. Lo más probable es que quieran evitar un conflicto desagradable. Así que la única solución es crear espacio y aceptación para los cursos online en la vida laboral diaria.

Además, muchos alumnos/as se quejan a menudo del enfoque demasiado teórico de las lecciones. Después de todo, los temas recién aprendidos sólo pueden afianzarse realmente si lo que se ha aprendido se puede poner en práctica.

Ejemplos de medidas:

• Alentar a los empleados/as a poner en práctica directamente los nuevos conocimientos, por ejemplo, compartiendo ejemplos de mejores prácticas de sus compañeros/as y respaldando la mentalidad de ensayo y error
• El tiempo de trabajo es tiempo de aprendizaje: Introducir tiempos específicos para el aprendizaje o bloquear tiempos individuales en el calendario. Los empleados/as pueden bloquear el calendario con la nota "Por favor, no molestar" o “Estoy estudiando". También se puede proporcionar una plantilla de correo electrónico o un signo de tabla para este fin
• Prepare salas de descanso con equipos adecuados para el trabajo concentrado
• Nombrar mentores/as con experiencia. Por ejemplo, empleados/as en puestos superiores, que puedan proporcionar asesoramiento y apoyo a los jóvenes en cuestiones de contenido

¡Haz felices a los empleados/as y a la empresa!

Sólo cuando los empleados/as utilicen su oferta de eLearning en su trabajo diario para aclarar problemas y preguntas, será aceptada como una parte importante de la cultura corporativa. Y sólo entonces se logrará el éxito deseado.

Sin embargo, para asegurar que el eLearning sea visto como un enriquecimiento a gran escala, debería llevar a cabo un control de educación continua. Esto significa cuestionar constantemente los procesos, evaluar las medidas, solicitar retroalimentación y poner en práctica las sugerencias de mejora. Nunca dejarás de aprender.

Por esta razón, no debes considerar el aprendizaje en sí mismo como un evento, sino como un proceso que quiere desarrollarse de nuevo cada día. También es importante en este punto que empieces. Así que este artículo actúa como su punto de partida. ¡Empieza ahora!