Cómo evitar roturas de stock con un ERP

Existen muchos riesgos derivados de un mal control de inventarios, la rotura de stock es uno de ellos. En los siguientes apartados te damos las respuestas a estas y otras cuestiones.

¿Qué es una rotura de stock y por qué se produce?

Comencemos analizando qué es exactamente una rotura de stock. Utilizamos esta expresión cuando una empresa no es capaz de satisfacer las demandas de sus clientes para uno o varios productos determinados. Dicho de otro modo, aunque el consumidor desea adquirir el producto, las existencias están agotadas.

Se trata de un fallo importante de la cadena de suministro, que repercute en la rentabilidad del negocio y en la imagen de la marca. Lo más llamativo de las roturas de stock es que suelen producirse por una alta demanda de algún bien comercializado. En consecuencia, y a pesar de que el consumidor está decidido a comprar el producto, la empresa no logra monetizar ese interés porque no cuenta con stock.

¿Y cuáles son las causas por las que se produce una rotura de stock? Cuando un producto deja de estar disponible, lo habitual es que la responsabilidad sea de la propia empresa y la gestión que aplica a su cadena de suministro. Ahora bien, en ocasiones también se rompe el stock por factores externos que no son controlables. En cualquier caso, aquí te dejamos algunos motivos frecuentes:

• Pedidos no efectuados a tiempo. Cuando la cadena de suministro se controla de manera rudimentaria o incluso manual, los pedidos a los proveedores se ven afectados. Si no se hacen a tiempo, se corre el riesgo de tener que detener la producción parcial o totalmente. La rotura de stock, por esta razón, es responsabilidad de la empresa.
• Fluctuaciones de la demanda. Los consumidores cambian de opinión rápidamente y el mercado es muy volátil. Es posible que una empresa que trabaja basándose en una demanda estable de un producto se vea desbordada cuando el pico de pedidos se dispara. Evidentemente, esta es una causa externa, que la compañía no puede controlar. Pero, como veremos más adelante, hay herramientas para predecir estos cambios.
• Inventario de suministros inexacto. Los datos inexactos del inventario quizá lleguen a detener la producción por completo. ¿Por qué? Tener una previsión poco fiable de un suministro provoca que los pedidos no se hagan a tiempo y que componentes fundamentales del producto no estén disponibles. Esta es una causa que tiene que ver directamente con la gestión que hace la empresa de su cadena de suministros.
• Retrasos en el envío de materias primas. La recepción de las mercancías a veces se demora. Aunque es un problema difícil de evitar, sus efectos se palían si se dispone de stock de seguridad.

Las roturas de stock no son algo nuevo. Pero, ¿hay alguna manera de afrontarlas o evitarlas?

Previsión de demanda, la clave para evitar roturas de stock

La previsión de demanda es una técnica que permite a las empresas saber de antemano si van a necesitar reducir o aumentar la producción. Se logra gracias a los datos históricos y otra información crítica de la compañía.

Estas tareas, son posibles realizarlas con un ERP. En este caso, el aplicativo de gestión abarca muchas otras áreas del negocio, además de generar informes sobre la demanda futura. Disponer de esa previsión evita las roturas de stock, pero también lleva a tomar mejores decisiones sobre compras y optimización de inventario.

Otros conceptos relacionados con las roturas de stock

Además de la previsión de demanda, hay otros conceptos relacionados con la rotura de stock que debes conocer. He aquí los más básicos:

• Stock máximo. Es una expresión que se emplea para referirse al límite de cantidad que se va a producir. La disponibilidad de un producto nunca estará por encima de este máximo. Es bueno recordar que superar el stock máximo se traduce en gastos innecesarios relacionados con el almacenaje.
• Stock mínimo. Es lo contrario al stock máximo. El stock mínimo es la cantidad de producto que debe haber siempre en el almacén. La cifra es la idónea para que la empresa atienda con éxito las peticiones de los clientes. La línea de producción debe funcionar de tal manera que siempre se cumpla el mínimo de disponibilidad del producto.
• Stock de seguridad. Interesante concepto para evitar roturas de stock. Hace referencia a una cantidad extra de producto que habrá en el almacén para hacer frente a imprevistos o a un aumento repentino de la demanda.
• Punto de aprovisionamiento. Define el momento en el que se debe abastecer de existencias nuevamente el almacén.

Evitar roturas de stock es posible definiendo con acierto estas variables. Sin duda, es una tarea complicada que se simplifica gracias a soluciones digitales con los ERP.

SAP Business One y SEIDOR, evitando las roturas de stock con un ERP

Un ERP es un sistema de gestión de procesos integral que unifica todas las tareas de una empresa en un solo lugar. Asimismo, proporciona información útil que mejora la toma de decisiones y, como decíamos al inicio de este artículo, permite planificar los inventarios de forma sencilla y evitar las roturas de stock.

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