Hugo Ericson Ost lagrar för framtiden

Hugo Ericson Ost är grossistföretaget med en lång historia, kantad av mycket kunskap och tradition. 1932 grundades företaget av Hugo Ericson, men redan 1888 öppnade butiken i Saluhallen i Göteborg; med andra ord, samma år som Saluhallen slog upp sina portar. Sedan dess har göteborgarna kunnat besöka Hugo Ericsons butik i mitt i Saluhallen. Idag drivs företaget av Hugos barnbarn Jenny och sedan år 2000 finns kontor, lager och produktion i anrika Nääs Fabriker utanför Göteborg. Produktionen och försäljningen består av livsmedel, framför allt ost.

För några år sedan ställdes Hugo Ericson inför ett vägval; fortsätta vidareutveckla det nuvarande affärssystemet för att bättre passa företagets behov, eller investera i ett nytt affärssystem som är komplett med de funktioner som behövdes. Ett av de främsta behoven var att modernisera och effektivisera lagret; inte minst då själva lagret är litet, vilket gör att hela ytans potential måste nyttjas på bästa sätt. Joakim Martinsson, som är produktansvarig och ansvarig för lager och logistik, berättar att de efter att ha vägt för- och nackdelar med att behålla och vidareutveckla det nuvarande systemet eller investera i ett nytt, kom fram till att ett nytt affärssystem är den smartaste lösningen inför framtiden.

”Till slut kan det bli ohållbart just för att det är så många anpassningar och så många olika system som måste prata med varandra. Så vi tänkte att om vi nu har möjlighet att byta affärssystem så kanske vi ska ta den möjligheten, för att kunna ha något stabilt inför framtiden. Så därför landade vi in i att vi skulle skaffa ett helt nytt affärssystem”

När det nu blev dags att undersöka och hitta ett nytt affärssystem utgick Joakim och hans kollegor efter ett antal krav. Att kunna effektivisera lagerarbete med hjälp av plock och pack samt spårbarhet, men också att bättre kunna hantera ordrar, batcher och skapa smidigare flöden. Joakim berättar också att då företaget jobbar med färskvaror finns ett behov av att på ett effektivt sätt hantera varor som börjar närma sig sitt bäst-före-datum.

Att valet till sist föll på SAP Business One har flera anledningar. Dels att det är ett stort system som redan har de flesta av de funktioner som efterfrågades, samt att det fanns en trygghet i att ha ett affärssystem som har en stor del av världsmarknaden. Det är en stor investering att skaffa ett affärssystem och Joakim berättar att de då ville ha tryggheten i att systemet inte kommer försvinna och att det inte kommer sluta vidareutvecklas. Eftersom SAP Business One är så pass väletablerat tänkte Hugo Ericson att systemet även skulle vara kompatibelt med andra system. Eftersom de planerar att i framtiden integrera mot andra system var det en fördel att ha ett affärssystem som är byggt för att kunna hantera sådan vidareutveckling.

”Vårt gamla system hade gått att utveckla vidare men jag tror att vi hade nått ett tak till slut, där det hade blivit för komplext med för många anpassningar”.

Hur gick implementationen?

Inför implementationen förberedde sig Hugo Ericson på många sätt. Ett grundligt förarbete gjordes och man hade en tydlig målbild och visste hur de ville ha det. Medarbetarna involverades i olika faser, där några nyckelpersoner fick ett större ansvar under implementationen. Här lades det tid på att rensa data, rita upp flöden och planera för att kunna gå live. Joakim, som ledde projektet, anser att det var just förberedelserna och tydligheten som gjorde övergången från det gamla till det nya systemet så smidig. Han är nöjd med hur implementationen genomfördes men trycker på att det finns mycket kvar att utforska och lära i systemet.

Vidare berättar Joakim att han var noga med att informera medarbetarna om att det kommer bli en tuff förändring som kommer kräva tålamod.

”Vi alla är ju vanemänniskor. Det är alltid enklare att göra något man är bekväm med, förändring är utmanande för alla. Men jag tycker alla har tagit sig an det bra och varit positiva. Den mentala inställningen är viktig i ett sådant skifte och hur mottaglig man är för förändringen”.

Vad har blivit bättre?

Det har nu gått ca ett halvår sedan implementationen blev klar och medarbetarna börjar mer och mer landa i det nya systemet och flera förbättringar börjar redan visa sig; framför allt överskådligheten och tillgängligheten till data. Här lyfter Joakim widgetsystemet som många har stor nytta av. Det går att anpassa själv i stor utsträckning och ger en överskådlig bild som gör det enklare att planera. Dessutom är det ett skyddsnät och ett sätt att få kontroll så man inte missar saker som man kanske gjort tidigare.

Vidare berättar Joakim att målet är att arbetet ska bli både snabbare och effektivare. Med stöd från SAP Business One är förhoppningen att kunna skapa bättre flöden som gör det möjligt att plocka samt lägga fler ordrar, men också att kunskap och data blir mer lättillgängligt så att grunden i säljdelen blir mer stabil. Det är idag mer data som ska in i systemet, vilket tar mer tid än vad det gjorde tidigare. Joakim nämner dock att trots att det tar längre tid att, till exempel, skapa en produktionsorder, så skapas också bättre spårbarhet som effektiviserar i den andra änden.

Även på säljavdelning finns det förbättringar att se. Säljarna kan nu själva se i affärssystemet vilka batcher som närmar sig bäst-före-datum samt hur lagersaldot ser ut. Tidigare behövde de istället ringa ner till lagret för att få fram rätt information. Detta nya arbetssätt skapar mindre svinn och större kontroll på vad som säljs. På samma tätt har lagerarbetet blivit mer effektivt och tack vare handdatorn, som hanteras via en app, behövs inte längre några papper; något som minskar risken för att något ska missas eller tappas bort. Tack vare detta kan den ytan som finns på lagret utnyttjas till sin fulla potential.

Lagrar för framtiden

Joakim lyfter vikten av att arbeta aktivt med systemet och att fortsätta lära och utforska systemets funktioner. Han är övertygad om att ju mer de arbetar i systemet, desto bättre och snabbare kommer allt gå. Det har inte gått så lång tid sedan implementationen blev klar, men han ser redan att det gjorts stora framsteg och att medarbetarna blir allt mer bekväma med att hantera systemet.

”För att lära sig måste man sitta i systemet och jobba repetitivt. I takt med att man lär sig så kommer systemet till sin fulla rätt, vi nyttjar ju inte det fulla potentialen just nu för att vi inte har hunnit sätta oss in i allt. Ju mer tid vi sitter med systemet desto bekvämare kommer vi bli och desto bättre och snabbare kommer vi att bli”

Nu när mer har börjat falla på plats är företaget redo att börja utforska nya moduler, samt att undersöka integrationsmöjligheter. Här nämner Joakim säljbiten som ännu inte aktiverats i affärssystemet, men som är starkt efterfrågat internt; inte minst när det handlar om att på ett smidigt sätt hämta försäljningssiffror. Ett annat viktigt projekt är en framtida integration mot hemsidan, för att skapa en bättre process för orderhantering.

Ett halvår efter implementationen kan nu Joakim blicka tillbaka och reflektera över projektet och tiden som varit efter. Han konstaterar att nu när världsläget ser ut som det gör, med krig och svag valuta, är Hugo Ericson glada att de nu har en stabil grund att stå på. Målbilden de hade från början blev till större delen uppfylld och det finns många utvecklingsmöjligheter kvar att utforska. Med facit i hand kan Joakim konstatera att det var rätt beslut att implementera SAP Business One och att det var en investering för en tryggare och stabilare framtid.

”Jag är i det stora hela nöjd och förstår svårigheterna i det också. Jag tror att det bara kommer rulla på bättre, ju mer vi arbetar vi i det. Jag känner att vi gjort rätt val. Det känns tryggt och vi vet att det kommer bestå nu när vi gjort en så stor investering. Med det här affärssystemet känns det som att vi har möjlighet att skala upp, det finns inga begränsningar för oss”